Fuhrparksoftware für kleine Unternehmen – Fuhrpark einfach digital verwalten

Ein Fuhrpark muss nicht aus Hunderten Fahrzeugen bestehen, damit seine Organisation anspruchsvoll wird. Schon bei wenigen Fahrzeugen entstehen täglich Fragen: Welches Fahrzeug ist verfügbar? Welcher Fahrer ist damit unterwegs? Welche Aufträge stehen an? Wie werden neue Fahrten verteilt und wie behält die Disposition den Überblick?

Gerade für kleine Unternehmen ist deshalb nicht unbedingt die größtmögliche Software die beste Lösung. Eine Fuhrparksoftware für kleine Unternehmen sollte vor allem die tatsächlich benötigten Abläufe übersichtlich abbilden und möglichst wenig zusätzliche Verwaltung verursachen.

Wenn Fahrzeuge unmittelbar für die Erledigung von Kundenaufträgen eingesetzt werden, rückt dabei neben der klassischen Fahrzeugverwaltung vor allem die Disposition in den Mittelpunkt.

Ab wann lohnt sich eine Fuhrparksoftware?

Eine feste Anzahl von Fahrzeugen, ab der eine Fuhrparksoftware notwendig wird, gibt es nicht.

Entscheidend ist vielmehr der organisatorische Aufwand.

Ein Unternehmen mit zehn Fahrzeugen, die dauerhaft denselben Mitarbeitern zugeordnet sind, kann einen relativ geringen Dispositionsaufwand haben. Ein Fahrdienst mit nur fünf Fahrzeugen kann dagegen täglich zahlreiche Aufträge neu verteilen und seine Planung mehrfach ändern müssen.

Die entscheidenden Fragen lauten deshalb eher:

• Müssen Fahrzeuge regelmäßig unterschiedlichen Aufträgen zugeordnet werden?
• Arbeiten mehrere Fahrer mit den vorhandenen Fahrzeugen?
• Ändert sich die Planung während des Tages?
• Müssen Informationen zwischen Büro und Fahrern ausgetauscht werden?
• Werden dieselben Informationen derzeit an mehreren Stellen gepflegt?

Je häufiger diese Situationen auftreten, desto eher kann eine digitale Lösung die tägliche Organisation vereinfachen.

Fuhrparkverwaltung und Fuhrparkdisposition sind nicht dasselbe

Der Begriff Fuhrparksoftware umfasst sehr unterschiedliche Programme.

Bei einer klassischen Fuhrparkverwaltung steht häufig das Fahrzeug selbst im Mittelpunkt. Erfasst werden beispielsweise Fahrzeugdaten, Kosten, Dokumente, Wartungen oder andere Informationen rund um den Fahrzeugbestand.

Bei einer Fuhrparkdisposition steht dagegen die Nutzung der Fahrzeuge im täglichen Betrieb im Vordergrund.

Hier geht es um Fragen wie:

Welcher Fahrer fährt welches Fahrzeug?

Welcher Auftrag wird damit ausgeführt?

Welche Fahrzeuge sind gerade verfügbar oder unterwegs?

Für Unternehmen, deren Fahrzeuge unmittelbar zur Durchführung von Aufträgen eingesetzt werden, kann diese operative Seite erheblich wichtiger sein als eine möglichst umfangreiche Verwaltung sämtlicher Fahrzeugdaten.

Eine Fuhrparksoftware sollte deshalb zum tatsächlichen Einsatzzweck des Unternehmens passen.

Kleine Fuhrparks haben andere Anforderungen als große Flotten

Große Flotten können eigene Fuhrparkabteilungen beschäftigen. Dort werden möglicherweise Leasingverträge, Versicherungen, Kraftstoffkosten, Wartungsintervalle, Schadenmanagement und zahlreiche weitere Bereiche zentral verwaltet.

In einem kleinen Unternehmen sieht die Situation häufig anders aus.

Die Person, die Fahrzeuge organisiert, erledigt gleichzeitig noch andere Aufgaben. Vielleicht nimmt sie Kundenaufträge entgegen, disponiert Fahrer, beantwortet Telefonate und kümmert sich um den laufenden Betrieb.

Software darf dann nicht selbst zu einer zusätzlichen Verwaltungsaufgabe werden.

Für kleine Fuhrparks sind deshalb häufig drei Eigenschaften besonders wichtig:

Übersichtlichkeit, einfache Bedienung und schneller Zugriff auf die Informationen, die im täglichen Betrieb tatsächlich gebraucht werden.

Aufträge mit dem Fuhrpark verbinden

Ein Fahrzeugbestand allein sagt noch wenig darüber aus, wie ein Unternehmen arbeitet.

Der praktische Nutzen entsteht erst durch den Einsatz der Fahrzeuge.

Bei Fahrdiensten und anderen Unternehmen mit wechselnden Fahraufträgen bedeutet das: Ein Auftrag kommt herein und muss einem Fahrer sowie einem Fahrzeug zugeordnet werden.

Genau hier treffen Fuhrparkverwaltung und Disposition aufeinander.

Eine digitale Lösung kann diese Informationen zusammenführen. Statt eine Auftragsliste, eine Fahrerliste und eine Fahrzeugliste unabhängig voneinander zu pflegen, werden die entsprechenden Daten miteinander verbunden.

Damit lässt sich unmittelbar erkennen, welche Ressourcen für einen Auftrag vorgesehen sind.

Fahrer und Fahrzeuge gemeinsam verwalten

In vielen kleinen Fuhrparks wechseln die Zuordnungen.

Nicht jedes Fahrzeug gehört dauerhaft zu einem bestimmten Fahrer. Je nach Dienstplan, Auftrag oder Verfügbarkeit kann eine andere Kombination notwendig sein.

Eine gemeinsame Verwaltung von Fahrern und Fahrzeugen erleichtert diese Planung.

Der Disponent muss dann nicht aus verschiedenen Listen rekonstruieren, wer mit welchem Fahrzeug unterwegs ist. Die Zuordnung wird innerhalb der laufenden Disposition vorgenommen.

Besonders hilfreich wird das, wenn kurzfristig umgeplant werden muss.

Fällt ein Fahrer aus oder steht ein Fahrzeug unerwartet nicht zur Verfügung, kann die bestehende Planung angepasst werden.

Den aktuellen Standort berücksichtigen

Für einen Betrieb mit disponierten Fahrzeugen kann neben der Verfügbarkeit auch der aktuelle Standort wichtig sein.

Ein Fahrzeug kann theoretisch frei sein und sich trotzdem an einem ungünstigen Ort befinden. Ein anderes Fahrzeug ist möglicherweise näher am nächsten Auftrag.

Eine Karten- oder Standortfunktion liefert dem Disponenten dafür zusätzliche Informationen.

Sie muss dabei nicht automatisch entscheiden, welches Fahrzeug eingesetzt wird. Gerade bei kleineren Unternehmen ist die Erfahrung des Disponenten häufig ein wichtiger Bestandteil der Planung.

Er kennt seine Fahrer, Fahrzeuge, Kunden und die Besonderheiten des Betriebs.

Die Software unterstützt diese Entscheidung, indem sie die notwendigen Informationen übersichtlich bereitstellt.

Fuhrpark mit Excel verwalten

Viele kleine Unternehmen beginnen ihre Fuhrparkverwaltung mit einer Tabellenkalkulation.

Dafür gibt es gute Gründe. Excel und ähnliche Programme sind flexibel, weit verbreitet und für Listen hervorragend geeignet.

Eine Tabelle kann beispielsweise Fahrzeugkennzeichen, Fahrer, Telefonnummern und zahlreiche weitere Informationen aufnehmen.

Schwieriger wird es, sobald aus der reinen Liste ein laufender Prozess wird.

Ein Auftrag wird einem Fahrer zugewiesen. Dieser nutzt ein bestimmtes Fahrzeug. Wenig später ändert sich der Auftrag. Ein weiteres Fahrzeug wird benötigt und ein Fahrer übernimmt anschließend eine andere Fahrt.

Solche Beziehungen können natürlich auch in Tabellen gepflegt werden. Sie müssen dort jedoch vom Benutzer selbst organisiert werden.

Eine spezialisierte Fuhrpark- und Disponentensoftware bildet Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge dagegen als zusammengehörende Elemente ab.

Informationen nicht über mehrere Systeme verteilen

Ein typischer kleiner Betrieb arbeitet nicht unbedingt mit einer einzigen ungeeigneten Lösung. Häufig besteht das Problem vielmehr aus vielen einzelnen Lösungen.

Die Fahrzeuge stehen in einer Tabelle.

Aufträge befinden sich im Kalender.

Fahrer werden telefonisch informiert.

Adressen werden über Messenger verschickt.

Arbeitszeiten stehen möglicherweise wieder an einer anderen Stelle.

Jedes dieser Werkzeuge kann für sich funktionieren. Der organisatorische Aufwand entsteht an den Übergängen.

Informationen müssen übertragen, aktualisiert und gegebenenfalls mehrfach erfasst werden.

Eine zentrale Software kann diese Zahl an Medienbrüchen reduzieren.

Mobiler Zugriff ist für einen Fuhrpark besonders sinnvoll

Fuhrparkorganisation findet nicht ausschließlich an einem Schreibtisch statt.

Fahrer sind naturgemäß unterwegs. Auch Verantwortliche eines kleinen Unternehmens sitzen nicht immer am selben Arbeitsplatz.

Browserbasierte Software bietet deshalb einen praktischen Vorteil: Sie kann auf unterschiedlichen geeigneten Geräten über den Webbrowser aufgerufen werden, ohne dass auf jedem Gerät zunächst eine klassische Desktop-Anwendung installiert werden muss.

Dadurch können Büro und mobile Mitarbeiter auf dieselbe zentrale Anwendung zugreifen.

Gerade bei kleinen Unternehmen kann das den technischen Aufwand gering halten.

Welche Funktionen braucht ein kleiner Fuhrpark wirklich?

Die Antwort hängt vom Geschäftsmodell ab.

Ein Handwerksbetrieb mit fest zugeordneten Firmenwagen benötigt andere Funktionen als ein Fahrdienst, bei dem Fahrzeuge und Fahrer mehrmals täglich neuen Aufträgen zugeordnet werden.

Für einen dispositionsorientierten Fuhrpark können beispielsweise folgende Bereiche wichtig sein:

• Auftragsverwaltung,
• Fahrer- und Fahrzeugverwaltung,
• Zuordnung von Aufträgen,
• Karten- und Standortfunktionen,
• Arbeits- und Fahrzeiterfassung,
• mobiler Zugriff,
• Kassenbuch und weitere betriebliche Funktionen.

Dabei gilt nicht automatisch: mehr Funktionen sind besser.

Eine Funktion, die nie benötigt wird, macht eine Software nicht wertvoller. Sie kann die Bedienung sogar komplizierter machen.

Für einen kleinen Betrieb ist deshalb häufig entscheidender, wie einfach die täglich benötigten Funktionen erreichbar sind.

Software sollte nicht erst zum IT-Projekt werden

Ein kleiner Betrieb hat häufig weder eine eigene IT-Abteilung noch jemanden, der mehrere Wochen mit der Einführung einer neuen Software verbringen kann.

Deshalb ist die Einstiegshürde ein wichtiger Teil der Softwareauswahl.

Wenn vor der ersten Benutzung bereits umfangreiche Installation, Konfiguration, Schulung und Datenmigration erforderlich sind, kann der Aufwand für einen kleinen Betrieb unverhältnismäßig groß werden.

Eine browserbasierte Lösung kann diesen Einstieg vereinfachen.

Noch hilfreicher ist es, wenn ein Unternehmen die Arbeitsweise zunächst selbst ausprobieren kann, bevor es sich für eine dauerhafte Nutzung entscheidet.

Fuhrpark und Disposition mit meinfuhrpark.com

meinfuhrpark.com ist eine browserbasierte Disponentensoftware für Unternehmen, bei denen Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge gemeinsam organisiert werden müssen.

Der Schwerpunkt liegt dabei nicht auf einer möglichst umfangreichen Enterprise-Fuhrparkverwaltung, sondern auf der praktischen Organisation des laufenden Betriebs.

Aufträge können erfasst und Fahrern sowie Fahrzeugen zugeordnet werden. Karten- und Standortfunktionen unterstützen die Disposition. Ergänzt wird die Anwendung unter anderem durch Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch.

Die Software wird direkt über den Browser genutzt.

Auch zum Ausprobieren ist keine vorherige Registrierung erforderlich. Die Anwendung kann unmittelbar gestartet werden. Gefällt die Arbeitsweise und soll der zunächst verwendete Account dauerhaft genutzt werden, kann dieser anschließend beansprucht werden.

Damit lässt sich ohne aufwendigen Einführungsprozess feststellen, ob die Software zum eigenen Betrieb und dessen Abläufen passt.

Die passende Fuhrparksoftware richtet sich nach der täglichen Arbeit

Bei der Auswahl einer Fuhrparksoftware sollte deshalb nicht zuerst die Frage gestellt werden, welches Programm die längste Funktionsliste besitzt.

Wichtiger ist:

Welche Aufgaben müssen in unserem Fuhrpark jeden Tag erledigt werden?

Wer hauptsächlich Fahrzeugakten, Leasingverträge und Wartungsdaten verwalten möchte, benötigt eine andere Software als ein Unternehmen, das laufend Aufträge auf Fahrer und Fahrzeuge verteilt.

Für einen kleinen, dispositionsorientierten Fuhrpark liegt der größte Nutzen häufig darin, diese operative Organisation an einer zentralen Stelle zusammenzuführen.

Eine geeignete Fuhrparksoftware für kleine Unternehmen schafft deshalb vor allem Übersicht: über Aufträge, Fahrer, Fahrzeuge und deren Einsatz im täglichen Betrieb.

Impressum

Angaben gemäß § 5 TMG

Andre Oehler
Keltenstr. 52
71640 Ludwigsburg

Vertreten durch:
Andre Oehler

Kontakt:
E-Mail: andreoehler@andreoehler.com