Fuhrparksoftware für kleine Unternehmen – Fuhrpark einfach digital verwalten
Kleine Unternehmen haben beim Einsatz von Fahrzeugen häufig dieselben organisatorischen Aufgaben wie große Betriebe, verfügen dafür aber über deutlich weniger personelle Ressourcen. Eine eigene Fuhrparkabteilung gibt es meist nicht. Die Verwaltung und Einsatzplanung wird von Mitarbeitern übernommen, die gleichzeitig noch andere Aufgaben erledigen. Umso wichtiger ist eine Software, die nicht zusätzliche Komplexität erzeugt, sondern den täglichen Überblick erleichtert.
Der Begriff Fuhrparksoftware für kleine Unternehmen kann dabei allerdings unterschiedliche Erwartungen wecken. Manche Betriebe suchen eine klassische Fahrzeugverwaltung für Wartungen, Kosten und Verträge. Andere benötigen vor allem eine Lösung, mit der sie Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge im täglichen Einsatz koordinieren können. Vor der Auswahl einer Software sollte deshalb zunächst geklärt werden, welches dieser Probleme tatsächlich gelöst werden soll.
Was kleine Unternehmen von einer Fuhrparksoftware benötigen
Ein Betrieb mit fünf, zehn oder zwanzig Fahrzeugen benötigt nicht automatisch eine verkleinerte Version eines komplexen Enterprise-Systems. Viele Funktionen, die bei Flotten mit mehreren hundert Fahrzeugen sinnvoll sind, spielen im kleineren Unternehmen kaum eine Rolle. Dafür können andere Aufgaben deutlich wichtiger sein, weil sie täglich Zeit kosten.
Typische Fragen lauten beispielsweise: Welcher Fahrer nutzt heute welches Fahrzeug? Welche Aufträge stehen noch an? Welche Fahrzeuge sind bereits eingeplant? Wo befindet sich ein Fahrer gerade und welcher Auftrag folgt als Nächstes? Wenn solche Fragen regelmäßig beantwortet werden müssen, geht es nicht mehr nur um die Verwaltung eines Fuhrparks, sondern um dessen operative Disposition.
Eine geeignete Software sollte deshalb zur tatsächlichen Arbeitsweise passen. Mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch mehr Nutzen. Entscheidend ist, ob die Anwendung die Informationen übersichtlich zusammenführt, die im Betrieb tatsächlich benötigt werden.
Fuhrparkverwaltung und Disponenten-Software sind nicht dasselbe
Klassische Fuhrparksoftware betrachtet in erster Linie die Fahrzeuge selbst. Dazu können Fahrzeugstammdaten, Wartungstermine, Versicherungen, Leasingverträge, Schäden, Kraftstoffkosten oder andere wirtschaftliche Kennzahlen gehören. Diese Aufgaben sind wichtig, insbesondere wenn Fahrzeuge langfristig verwaltet und deren Kosten ausgewertet werden sollen.
Eine Disponenten-Software setzt an einer anderen Stelle an. Sie beschäftigt sich mit dem Einsatz der vorhandenen Ressourcen. Hier lautet die Frage nicht nur, welche Fahrzeuge zum Unternehmen gehören, sondern welches Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt für welchen Auftrag eingesetzt wird und welcher Fahrer es übernimmt.
Für einen Fahrdienst oder einen anderen Betrieb mit häufig wechselnden Einsätzen kann diese operative Perspektive wichtiger sein als umfangreiche Funktionen zur klassischen Fuhrparkverwaltung. Deshalb lohnt sich bei der Softwaresuche eine klare Trennung beider Bereiche.
Disponentensoftware Fahrdienst-Disposition – Fahrten und Aufträge effizient organisieren
Disponentensoftware Dispositionssoftware für Fahrdienste – Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge disponieren
Direkt ausprobieren
Bereits registrierte Nutzer gelangen über das Dashboard direkt zur Anwendung.
Warum Excel bei kleinen Fuhrparks schnell an Grenzen kommen kann
Gerade kleine Unternehmen beginnen häufig mit Excel. Das ist sinnvoll und keineswegs ein Fehler. Eine Tabelle ist schnell erstellt, flexibel anpassbar und für wenige Fahrzeuge sehr übersichtlich. Solange sich die Abläufe kaum verändern, kann eine solche Lösung über Jahre ausreichen.
Schwieriger wird es, wenn mehrere Tabellen parallel entstehen. Eine enthält die Fahrzeuge, eine weitere die Fahrer und eine dritte die Aufträge. Hinzu kommen Kalender, E-Mails, Telefonate und Nachrichten. Eine einzelne Information kann dann an mehreren Stellen benötigt werden. Wird eine Zuordnung geändert, muss darauf geachtet werden, dass alle Beteiligten mit dem aktuellen Stand arbeiten.
Das Problem ist nicht Excel selbst. Tabellen können Daten hervorragend speichern und auswerten. Die Herausforderung entsteht durch die Beziehungen zwischen diesen Daten. Ein Auftrag gehört zu einem Fahrer, dieser verwendet ein Fahrzeug und hat möglicherweise bereits einen weiteren Auftrag. Eine spezialisierte Dispositionssoftware bildet solche Beziehungen unmittelbar ab.
Fahrer und Fahrzeuge in einer gemeinsamen Planung
Besonders bei kleineren Betrieben kann es üblich sein, dass Fahrzeuge nicht dauerhaft einem einzigen Mitarbeiter zugeordnet sind. Fahrer wechseln zwischen Fahrzeugen, Schichten überschneiden sich oder ein Fahrzeug wird kurzfristig für einen anderen Auftrag benötigt. Dann reicht eine einfache Fahrzeugliste nicht mehr aus.
Eine digitale Planung verbindet Fahrer und Fahrzeuge mit den jeweiligen Aufträgen. Dadurch lässt sich erkennen, welche Kombination für einen bestimmten Einsatz vorgesehen ist. Bei Änderungen kann die Zuordnung angepasst werden, ohne mehrere unabhängige Listen miteinander abgleichen zu müssen.
Das erleichtert auch den Umgang mit Ausfällen. Steht ein Fahrzeug unerwartet nicht zur Verfügung, kann geprüft werden, welches andere Fahrzeug eingesetzt werden könnte und ob dadurch weitere Aufträge betroffen wären. Der Fuhrpark wird damit nicht nur verwaltet, sondern tatsächlich disponiert.
Karten und Standorte können auch bei kleinen Betrieben sinnvoll sein
Standortfunktionen werden häufig mit großen Flotten verbunden. Tatsächlich können sie gerade bei kleinen Fahrdiensten nützlich sein, weil wenige Fahrzeuge möglichst sinnvoll eingesetzt werden müssen. Wenn ein kurzfristiger Auftrag eingeht, kann der Standort eines Fahrers bei der Entscheidung helfen.
Ein Fahrer kann auf dem Papier verfügbar sein, sich aber weit entfernt befinden. Ein anderer beendet gerade einen Auftrag in unmittelbarer Nähe. Eine Kartenübersicht macht diesen Unterschied sichtbar und ergänzt die zeitliche Planung um die räumliche Situation.
Die Software muss daraus nicht automatisch eine Entscheidung berechnen. In vielen kleinen Betrieben kennt der Disponent seine Fahrer und das Einsatzgebiet sehr genau. Eine Karte liefert ihm lediglich zusätzliche Informationen, mit denen er schneller entscheiden kann.
Browserbasierte Software reduziert den technischen Aufwand
Kleine Unternehmen besitzen häufig keine eigene IT-Abteilung. Software sollte deshalb möglichst wenig zusätzlichen Administrationsaufwand verursachen. Browserbasierte Anwendungen haben hier einen praktischen Vorteil: Sie werden über einen aktuellen Webbrowser aufgerufen und müssen nicht auf jedem einzelnen Arbeitsplatz klassisch installiert werden.
Updates können zentral bereitgestellt werden. Dadurch entstehen nicht auf mehreren Rechnern unterschiedliche Programmversionen. Auch der Zugriff von verschiedenen geeigneten Geräten wird einfacher, weil die Anwendung nicht an eine bestimmte lokale Installation gebunden ist.
Für kleinere Unternehmen ist das nicht nur eine technische Frage. Weniger Installations- und Wartungsaufwand bedeutet, dass mehr Aufmerksamkeit bei der eigentlichen betrieblichen Aufgabe bleiben kann.
Kosten und Nutzen realistisch bewerten
Bei einem kleinen Fuhrpark wirken sich Softwarekosten anders aus als bei einer Flotte mit mehreren hundert Fahrzeugen. Ein umfangreiches System kann wirtschaftlich wenig sinnvoll sein, wenn nur ein kleiner Teil seiner Funktionen tatsächlich genutzt wird. Deshalb sollte nicht allein die Länge einer Funktionsliste über die Auswahl entscheiden.
Wichtiger ist die Frage, wie viel Zeit heute für die Organisation benötigt wird und wo regelmäßig Fehler oder doppelte Arbeit entstehen. Wenn ein Mitarbeiter jeden Tag Informationen aus mehreren Tabellen zusammensuchen, Fahrer anrufen und Änderungen an verschiedenen Stellen nachtragen muss, besitzt eine zentrale Lösung einen konkreten Wert.
Ideal ist es, wenn eine Software vor einer dauerhaften Entscheidung praktisch ausprobiert werden kann. So zeigt sich schnell, ob die Arbeitsweise zum eigenen Betrieb passt.
meinfuhrpark.com für kleine Unternehmen
meinfuhrpark.com ist keine klassische umfassende Fuhrparkverwaltungssoftware, sondern setzt den Schwerpunkt auf die operative Disposition. Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge werden innerhalb einer browserbasierten Anwendung miteinander verbunden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welcher Fahrer welchen Auftrag übernimmt und welches Fahrzeug dafür eingesetzt wird.
Karten- und Standortfunktionen unterstützen die Planung. Funktionen für Kommunikation, Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch ergänzen den täglichen Betrieb. Entwicklung, Hosting und Betrieb erfolgen in Deutschland.
Die Anwendung kann direkt ausprobiert werden, ohne zunächst einen regulären Account anlegen zu müssen. Dadurch können gerade kleinere Unternehmen zunächst prüfen, ob die Software ihre tatsächlichen Abläufe vereinfacht.
Eine Fuhrparksoftware für kleine Unternehmen sollte letztlich nicht daran gemessen werden, wie viele Funktionen sie theoretisch bietet. Entscheidend ist, ob sie das konkrete organisatorische Problem des Unternehmens löst. Wenn der Schwerpunkt auf der Frage liegt, welcher Fahrer mit welchem Fahrzeug welchen Auftrag übernimmt, ist eine übersichtliche Disponenten-Software häufig die passendere Lösung als ein umfangreiches klassisches Flottenmanagementsystem.
Impressum
Angaben gemäß § 5 TMG
Andre Oehler
Keltenstr. 52
71640 Ludwigsburg
Vertreten durch:
Andre Oehler
Kontakt:
E-Mail: andreoehler@andreoehler.com