Fahrzeugdisposition – Fahrzeuge digital planen und einsetzen

Ein Fahrzeug im Fuhrpark zu haben bedeutet noch nicht, dass es für einen Auftrag zur Verfügung steht. Es kann bereits unterwegs, einem anderen Fahrer zugeordnet oder für einen späteren Einsatz eingeplant sein. Gleichzeitig können neue Aufträge hinzukommen und bestehende Planungen sich kurzfristig ändern.

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Die Fahrzeugdisposition beschäftigt sich deshalb nicht nur mit der Frage, welche Fahrzeuge ein Unternehmen besitzt. Entscheidend ist, wie diese Fahrzeuge im täglichen Betrieb eingesetzt werden.

Eine digitale Fahrzeugdisposition verbindet Fahrzeuge mit Fahrern und konkreten Aufträgen. Dadurch entsteht ein aktueller Überblick darüber, welches Fahrzeug wann und für welchen Einsatz vorgesehen ist.

Was bedeutet Fahrzeugdisposition?

Unter Fahrzeugdisposition versteht man die Planung und Zuordnung der vorhandenen Fahrzeuge zu den anstehenden Aufgaben.

Bei einem Fahrdienst oder einem anderen Unternehmen mit disponierten Fahraufträgen müssen dabei mehrere Informationen zusammengeführt werden:

• Welche Fahrzeuge stehen zur Verfügung?
• Welche Fahrzeuge sind bereits im Einsatz?
• Welche Aufträge stehen an?
• Welche Fahrer übernehmen diese Aufträge?
• Welches Fahrzeug wird welchem Fahrer und Auftrag zugeordnet?
• Wo befinden sich die Fahrzeuge aktuell?

Die Fahrzeugdisposition ist damit ein Bestandteil der gesamten betrieblichen Disposition.

Sie beantwortet insbesondere die Frage:

Welches Fahrzeug wird wann für welchen Auftrag eingesetzt?

Fahrzeugverwaltung und Fahrzeugdisposition unterscheiden

Fahrzeugverwaltung und Fahrzeugdisposition werden häufig miteinander verbunden, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Bei der Fahrzeugverwaltung steht das Fahrzeug selbst im Mittelpunkt. Dort können beispielsweise Stammdaten und weitere Informationen zum Fahrzeug verwaltet werden.

Die Fahrzeugdisposition beschäftigt sich dagegen mit dem aktuellen Einsatz.

Ein Fahrzeug kann vollständig in einer Fuhrparkverwaltung erfasst sein. Daraus ergibt sich jedoch noch nicht, welcher Fahrer es heute nutzt oder für welchen Auftrag es gerade vorgesehen ist.

Genau diese operative Ebene bildet die Fahrzeugdisposition ab.

Für Unternehmen, deren Fahrzeuge täglich wechselnden Aufträgen zugeordnet werden, ist dieser Unterschied besonders wichtig.

Fahrzeuge und Aufträge miteinander verbinden

Ausgangspunkt der Disposition ist häufig ein Auftrag.

Eine Fahrt soll zu einer bestimmten Zeit durchgeführt werden. Dafür wird zunächst ein Fahrer benötigt – und gleichzeitig ein Fahrzeug.

Damit entsteht eine direkte Verbindung:

Auftrag → Fahrer → Fahrzeug

Eine digitale Fahrzeugdisposition hält diese Zuordnung zentral fest.

Der Disponent kann dadurch erkennen, welches Fahrzeug für einen bestimmten Auftrag vorgesehen ist und welche Fahrzeuge bereits anderweitig eingesetzt werden.

Gerade bei mehreren gleichzeitig laufenden Aufträgen wird diese Übersicht wichtig.

Warum eine einfache Fahrzeugliste nicht ausreicht

Eine Fahrzeugliste beantwortet die Frage, welche Fahrzeuge zum Fuhrpark gehören.

Für die laufende Disposition werden jedoch weitere Informationen benötigt.

Ein Fahrzeug kann beispielsweise grundsätzlich einsatzbereit sein und trotzdem gerade nicht zur Verfügung stehen, weil es bereits einen Auftrag ausführt.

Ein anderes Fahrzeug ist frei, befindet sich aber an einem anderen Standort.

Ein drittes ist für einen späteren Auftrag eingeplant.

Die reine Information „Fahrzeug vorhanden“ reicht deshalb für die operative Planung nicht aus.

Entscheidend ist der aktuelle betriebliche Zusammenhang.

Fahrer und Fahrzeuge gemeinsam disponieren

Fahrzeugdisposition lässt sich kaum sinnvoll von der Fahrerdisposition trennen.

Ein Fahrzeug benötigt für einen Fahrauftrag einen Fahrer. Gleichzeitig benötigt ein Fahrer ein verfügbares Fahrzeug.

Deshalb sollten beide Ressourcen gemeinsam betrachtet werden.

Bei einer digitalen Disposition kann einem Auftrag sowohl ein Fahrer als auch ein Fahrzeug zugeordnet werden.

Das schafft eine eindeutige Planung und verhindert, dass Fahrer- und Fahrzeuglisten unabhängig voneinander geführt und anschließend manuell abgeglichen werden müssen.

Besonders bei wechselnden Fahrer-Fahrzeug-Kombinationen wird diese gemeinsame Planung hilfreich.

Wechselnde Fahrzeugzuordnungen übersichtlich organisieren

Nicht in jedem Unternehmen fährt ein Mitarbeiter dauerhaft dasselbe Fahrzeug.

Bei Schichtwechseln, unterschiedlichen Aufträgen oder kurzfristigen Änderungen können Fahrzeuge verschiedenen Fahrern zugeordnet werden.

Dann entstehen schnell Fragen:

Welcher Fahrer hat welches Fahrzeug?

Wann wird das Fahrzeug wieder verfügbar?

Ist es bereits für den nächsten Auftrag vorgesehen?

Wer übernimmt es anschließend?

Eine digitale Fahrzeugdisposition bildet diese wechselnden Zuordnungen innerhalb der laufenden Planung ab.

Damit muss der aktuelle Stand nicht aus verschiedenen Listen oder einzelnen Absprachen rekonstruiert werden.

Kurzfristig ein anderes Fahrzeug einsetzen

Planungen ändern sich.

Ein vorgesehenes Fahrzeug kann kurzfristig nicht zur Verfügung stehen. Dann muss geprüft werden, welches andere Fahrzeug den Auftrag übernehmen kann und welcher Fahrer damit eingesetzt wird.

Eine solche Änderung betrifft nicht nur das Fahrzeug selbst.

Wird ein Ersatzfahrzeug verwendet, darf dieses nicht bereits für einen anderen Auftrag eingeplant sein. Unter Umständen muss deshalb auch die weitere Tagesplanung angepasst werden.

Eine zentrale digitale Disposition erleichtert diese Prüfung, weil Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge miteinander verbunden sind.

Fahrzeugstandorte in die Disposition einbeziehen

Neben der zeitlichen Verfügbarkeit kann der Standort eines Fahrzeugs für die Planung entscheidend sein.

Kommt kurzfristig ein neuer Auftrag herein, können mehrere Fahrzeuge grundsätzlich verfügbar sein. Befindet sich eines davon bereits in der Nähe des Einsatzortes, kann dies für die Disposition relevant sein.

Eine Karten- und Standortdarstellung ergänzt deshalb die klassische Fahrzeugübersicht.

Der Disponent sieht nicht nur, welche Fahrzeuge vorhanden beziehungsweise eingeplant sind, sondern erhält zusätzlich Informationen über ihre räumliche Situation.

Damit kann er eine fundiertere Entscheidung treffen.

Muss die Software das Fahrzeug automatisch auswählen?

Nein.

Eine digitale Fahrzeugdisposition muss nicht bedeuten, dass die Software sämtliche Entscheidungen automatisch trifft.

Ein Algorithmus kann bestimmte Faktoren berechnen. Der erfahrene Disponent kennt jedoch häufig weitere Zusammenhänge.

Er kennt seine Fahrer, Fahrzeuge, Kunden und die Besonderheiten des täglichen Betriebs.

Deshalb kann es sinnvoll sein, die endgültige Entscheidung weiterhin beim Menschen zu lassen.

Die Software stellt dafür die notwendigen Informationen übersichtlich bereit.

Digitale Disposition unterstützt die Entscheidung – sie muss den Disponenten nicht ersetzen.

Fahrzeugdisposition mit Excel

Auch Fahrzeuge lassen sich grundsätzlich mit Excel oder anderen Tabellenprogrammen planen.

Eine Tabelle kann beispielsweise Kennzeichen, Fahrer, Einsatzzeiten und Aufträge enthalten.

Bei wenigen Fahrzeugen und weitgehend festen Zuordnungen kann das ausreichen.

Aufwendiger wird es, wenn sich die Situation während des Tages regelmäßig verändert.

Ein Fahrzeug wird einem anderen Fahrer zugeordnet. Ein neuer Auftrag kommt hinzu. Eine geplante Fahrt verschiebt sich oder ein Fahrzeug fällt aus.

Dann müssen die entsprechenden Informationen in den Tabellen aktualisiert und mit Fahrer- und Auftragsdaten abgeglichen werden.

Eine spezialisierte Disponentensoftware bildet diese Beziehungen unmittelbar ab.

Standort, Verfügbarkeit und Auftrag gemeinsam betrachten

Für eine gute Fahrzeugdisposition sind drei Informationen besonders wichtig:

Wo befindet sich das Fahrzeug?

Ist es verfügbar?

Für welchen Auftrag ist es vorgesehen?

Jede Information für sich liefert nur einen Teil des Gesamtbildes.

Ein Fahrzeug kann sich in unmittelbarer Nähe eines neuen Auftrags befinden, aber bereits gebunden sein.

Ein anderes kann frei sein, sich jedoch weit entfernt befinden.

Erst die Verbindung dieser Informationen ermöglicht eine sinnvolle Dispositionsentscheidung.

Genau darin liegt ein wesentlicher Vorteil einer zentralen digitalen Lösung.

Fahrzeugdisposition während des laufenden Tages

Disposition ist keine einmalige Planung.

Selbst wenn morgens sämtliche Fahrzeuge sinnvoll eingeteilt wurden, kann sich die Situation wenige Stunden später verändert haben.

Aufträge dauern länger als erwartet.

Neue Fahrten kommen hinzu.

Termine werden verschoben.

Fahrer wechseln.

Fahrzeuge stehen kurzfristig nicht zur Verfügung.

Eine digitale Fahrzeugdisposition muss deshalb den laufenden Betrieb abbilden und Änderungen ermöglichen.

Der aktuelle Plan bleibt dadurch ein Arbeitsinstrument und nicht lediglich eine Dokumentation dessen, was ursprünglich vorgesehen war.

Für welche Unternehmen ist Fahrzeugdisposition wichtig?

Eine Fahrzeugdisposition ist vor allem für Unternehmen relevant, deren Fahrzeuge regelmäßig unterschiedlichen Aufträgen zugeordnet werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Fahrdienste,
• Taxi- und Mietwagenunternehmen,
• Unternehmen der Personenbeförderung,
• andere Unternehmen mit zentral disponierten Fahrzeugen.

Die Größe des Fuhrparks ist dabei nicht allein entscheidend.

Auch wenige Fahrzeuge können einen hohen Dispositionsaufwand verursachen, wenn ihre Zuordnung häufig wechselt und viele kurzfristige Aufträge bearbeitet werden.

Ein größerer Fuhrpark mit dauerhaft festen Fahrzeugzuordnungen kann dagegen einen geringeren operativen Dispositionsbedarf haben.

Fahrzeugdisposition mit meinfuhrpark.com

meinfuhrpark.com ist eine browserbasierte Disponentensoftware, mit der Fahrzeuge gemeinsam mit Fahrern und Aufträgen organisiert werden können.

Aufträge können innerhalb der Anwendung erfasst und anschließend einem Fahrer und einem Fahrzeug zugeordnet werden. Dadurch entsteht eine zentrale Übersicht über die geplanten Einsätze.

Karten- und Standortfunktionen ergänzen die Disposition und helfen dabei, auch die räumliche Situation der Fahrzeuge zu berücksichtigen.

Weitere Bereiche wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch ergänzen die Organisation des laufenden Betriebs.

Die Anwendung läuft direkt im Browser und benötigt keine klassische Installation auf jedem Arbeitsplatz.

Auch zum Ausprobieren ist keine vorherige Registrierung erforderlich. Die Software kann unmittelbar gestartet werden. Soll der zunächst verwendete Account später dauerhaft genutzt werden, kann dieser beansprucht werden.

Damit lässt sich praktisch prüfen, ob die digitale Fahrzeugdisposition zu den eigenen betrieblichen Abläufen passt.

Gute Fahrzeugdisposition schafft einen aktuellen Überblick

Die entscheidende Frage der Fahrzeugdisposition lautet nicht, wie viele Fahrzeuge ein Unternehmen besitzt.

Wichtiger ist, wie diese Fahrzeuge im täglichen Betrieb eingesetzt werden.

Welches Fahrzeug ist verfügbar? Welcher Fahrer nutzt es? Welcher Auftrag wird damit ausgeführt? Und wie verändert sich diese Zuordnung im Laufe des Tages?

Eine digitale Fahrzeugdisposition bringt diese Informationen an einer zentralen Stelle zusammen.

Dadurch werden Fahrzeuge nicht lediglich verwaltet, sondern als das betrachtet, was sie im laufenden Betrieb tatsächlich sind: eine Ressource, die zur richtigen Zeit dem richtigen Fahrer und dem richtigen Auftrag zugeordnet werden muss.