Fahrer und Fahrzeuge disponieren – So funktioniert die digitale Einsatzplanung

Fahrer und Fahrzeuge sind die beiden zentralen Ressourcen eines Fahrbetriebs. Beide müssen zur richtigen Zeit für den richtigen Auftrag zur Verfügung stehen. Genau darin besteht eine der wichtigsten Aufgaben der täglichen Disposition.

Disponentensoftware Tourenplanung und Disposition – Unterschiede und Zusammenspiel

Bei wenigen festen Zuordnungen ist das noch einfach. Wenn Fahrer jedoch unterschiedliche Fahrzeuge nutzen, mehrere Aufträge gleichzeitig geplant werden und sich die Situation während des Tages verändert, steigt der organisatorische Aufwand schnell.

Disponentensoftware Auftragsdisposition – Aufträge digital planen und Fahrern zuweisen

Wer Fahrer und Fahrzeuge disponieren muss, benötigt deshalb vor allem einen aktuellen Überblick: Welche Fahrer sind verfügbar? Welche Fahrzeuge sind im Einsatz? Welche Aufträge stehen an? Und welche Kombination aus Fahrer und Fahrzeug ist für welchen Auftrag vorgesehen?

Eine digitale Einsatzplanung führt diese Informationen zusammen.

Was bedeutet Fahrer und Fahrzeuge disponieren?

Disposition bedeutet, vorhandene Ressourcen für konkrete Aufgaben einzuplanen.

In einem Fahrbetrieb sind Fahrer und Fahrzeuge unmittelbar voneinander abhängig. Ein verfügbarer Fahrer allein reicht für einen Fahrauftrag nicht aus. Ebenso wenig nützt ein freies Fahrzeug, wenn niemand zur Verfügung steht, der den Auftrag übernehmen kann.

Die eigentliche Dispositionsentscheidung verbindet deshalb drei Bereiche:

Auftrag → Fahrer → Fahrzeug

Erst wenn diese Zuordnung feststeht, ist klar, wer einen Auftrag ausführt und welches Fahrzeug dafür eingesetzt wird.

Eine digitale Disposition bildet genau diese Beziehungen ab.

Warum sollten Fahrer und Fahrzeuge gemeinsam geplant werden?

Fahrer- und Fahrzeugplanung getrennt voneinander zu führen, klingt zunächst unkompliziert.

Eine Liste zeigt die Fahrer und deren Arbeitszeiten. Eine zweite Liste enthält die vorhandenen Fahrzeuge. In einer dritten Übersicht stehen die Aufträge.

Die eigentliche Arbeit beginnt jedoch dort, wo diese drei Listen miteinander verbunden werden müssen.

Ein Fahrer übernimmt einen Auftrag und benötigt dafür ein Fahrzeug. Solange der Auftrag läuft, sind sowohl Fahrer als auch Fahrzeug gebunden. Anschließend können beide möglicherweise wieder für andere Aufgaben eingeplant werden.

Ändert sich eine dieser Komponenten, kann sich die gesamte Zuordnung verändern.

Deshalb ist es sinnvoll, Fahrer und Fahrzeuge nicht als voneinander unabhängige Ressourcen zu betrachten.

Von der Verfügbarkeit zur konkreten Zuordnung

Ein Fahrer kann grundsätzlich im Dienst sein und trotzdem nicht für einen neuen Auftrag zur Verfügung stehen.

Vielleicht führt er gerade eine andere Fahrt aus.

Dasselbe gilt für Fahrzeuge. Ein Fahrzeug kann zum Fuhrpark gehören, aber aktuell bereits einem anderen Fahrer beziehungsweise Auftrag zugeordnet sein.

Für die Disposition reicht deshalb eine einfache Liste vorhandener Fahrer und Fahrzeuge nicht aus.

Entscheidend ist der aktuelle Einsatzstatus.

Eine digitale Einsatzplanung kann diese Informationen mit den vorhandenen Aufträgen verbinden und dadurch zeigen, welche Ressourcen bereits eingeplant sind.

Aufträge als Ausgangspunkt der Einsatzplanung

Fahrer und Fahrzeuge werden nicht zum Selbstzweck disponiert.

Ausgangspunkt ist normalerweise ein Auftrag, der ausgeführt werden muss.

Nach seiner Erfassung muss entschieden werden, welcher Fahrer ihn übernimmt und welches Fahrzeug dafür verwendet wird.

Bei dieser Entscheidung können unterschiedliche Faktoren eine Rolle spielen:

• Zeitpunkt des Auftrags,

• Verfügbarkeit des Fahrers,

• Verfügbarkeit des Fahrzeugs,

• bestehende Aufträge,

• aktueller Standort,

• weitere betriebliche Anforderungen.

Eine digitale Auftragsdisposition stellt diese Informationen an einer zentralen Stelle zur Verfügung.

Damit kann der Disponent eine passende Zuordnung treffen und diese anschließend unmittelbar im System festhalten.

Wechselnde Fahrer-Fahrzeug-Zuordnungen

Nicht in jedem Betrieb ist ein Fahrzeug dauerhaft einem bestimmten Fahrer zugeordnet.

Gerade bei Fahrdiensten können Fahrer je nach Schicht, Verfügbarkeit oder betrieblicher Situation unterschiedliche Fahrzeuge übernehmen.

Dadurch wird eine separate Planung zunehmend unübersichtlich.

Wer fährt heute Fahrzeug A?

Welcher Fahrer übernimmt es anschließend?

Welches Fahrzeug nutzt der Fahrer für seinen nächsten Auftrag?

Eine digitale Disposition kann diese wechselnden Beziehungen unmittelbar mit den jeweiligen Aufträgen verbinden.

Das erleichtert nicht nur die ursprüngliche Planung, sondern auch spätere Änderungen.

Kurzfristig einen anderen Fahrer einplanen

Fällt ein Fahrer aus oder verzögert sich eine vorherige Fahrt, muss ein bereits geplanter Auftrag möglicherweise neu vergeben werden.

Bei einer papier- oder tabellenbasierten Planung muss zunächst geprüft werden, welche Fahrer grundsätzlich verfügbar sind und welche anderen Aufträge sie bereits übernommen haben.

Anschließend muss gegebenenfalls auch die Fahrzeugzuordnung geändert werden.

In einer zentralen Disposition befindet sich die bestehende Planung bereits an einer Stelle.

Der Auftrag kann einem anderen Fahrer und gegebenenfalls einem anderen Fahrzeug zugeordnet werden.

Damit lässt sich schneller auf Veränderungen reagieren.

Was passiert, wenn ein Fahrzeug ausfällt?

Nicht nur Fahrer können kurzfristig ausfallen.

Ein Fahrzeug kann beispielsweise wegen eines technischen Problems oder aus einem anderen betrieblichen Grund nicht zur Verfügung stehen.

Dann betrifft die Änderung möglicherweise mehrere Bereiche gleichzeitig.

Der Fahrer kann weiterhin einsatzbereit sein, benötigt aber ein anderes Fahrzeug. Dieses Ersatzfahrzeug darf wiederum nicht bereits für einen anderen Auftrag vorgesehen sein.

Genau solche Situationen zeigen, warum Fahrer- und Fahrzeugdisposition zusammengehören.

Eine Änderung bei einer Ressource hat unmittelbare Auswirkungen auf die andere.

Standorte bei der Einsatzplanung berücksichtigen

Bei der Auswahl eines Fahrers beziehungsweise Fahrzeugs kann auch der aktuelle Standort wichtig sein.

Zwei Fahrer können grundsätzlich verfügbar sein, sich aber an völlig unterschiedlichen Orten befinden.

Kommt ein kurzfristiger Auftrag hinzu, kann eine Kartenansicht deshalb eine wertvolle zusätzliche Information liefern.

Der Disponent erkennt die räumliche Situation und kann sie bei seiner Entscheidung berücksichtigen.

Eine automatische Auswahl ist dafür nicht zwingend erforderlich.

Gerade in kleineren Betrieben kann ein erfahrener Disponent die Situation häufig besser beurteilen, wenn ihm die notwendigen Informationen übersichtlich zur Verfügung stehen.

Die Software unterstützt die Entscheidung, anstatt sie zwangsläufig zu übernehmen.

Einsatzplanung während des laufenden Betriebs

Eine Einsatzplanung ist nicht abgeschlossen, sobald morgens alle Fahrer und Fahrzeuge eingeteilt wurden.

Der tatsächliche Betrieb verändert sich.

Fahrten dauern länger oder kürzer als erwartet. Neue Aufträge kommen hinzu. Termine verschieben sich. Fahrer oder Fahrzeuge stehen kurzfristig nicht zur Verfügung.

Deshalb muss die Disposition den aktuellen Zustand abbilden und nicht nur den ursprünglichen Plan.

Eine digitale Lösung ermöglicht es, bestehende Zuordnungen während des Tages anzupassen.

Damit bleibt die Planung ein Arbeitsinstrument und wird nicht zu einer veralteten Momentaufnahme.

Fahrer und Fahrzeuge mit Excel disponieren

Grundsätzlich können Fahrer und Fahrzeuge auch mit Tabellen geplant werden.

Bei wenigen Ressourcen und weitgehend festen Zuordnungen kann das vollkommen ausreichend sein.

Schwieriger wird es, wenn sich Zuordnungen häufig verändern.

Dann müssen Informationen aus Fahrer-, Fahrzeug- und Auftragslisten immer wieder miteinander abgeglichen werden.

Die Tabelle speichert zwar die einzelnen Angaben, versteht aber nicht automatisch deren betriebliche Beziehung.

Eine spezialisierte Disponentensoftware behandelt Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge dagegen als miteinander verbundene Elemente.

Genau dadurch kann die digitale Einsatzplanung bei einem dynamischen Betrieb übersichtlicher werden.

Gemeinsamer Informationsstand für Disposition und Fahrer

Die Planung im Büro ist nur ein Teil des Ablaufs.

Der Fahrer muss ebenfalls wissen, welchen Auftrag er übernimmt und welches Fahrzeug dafür vorgesehen ist.

Werden diese Informationen ausschließlich telefonisch oder über verschiedene Messenger-Nachrichten weitergegeben, kann bei Änderungen schnell Unklarheit entstehen.

Eine zentrale digitale Lösung schafft einen gemeinsamen Bezugspunkt.

Die Disposition nimmt die Zuordnung vor und die relevanten Auftragsinformationen können innerhalb des Systems bereitgestellt werden.

Damit müssen Änderungen nicht an mehreren voneinander unabhängigen Stellen gepflegt werden.

Automatische oder manuelle Einsatzplanung?

Eine digitale Einsatzplanung muss nicht automatisch bedeuten, dass ein Algorithmus Fahrer und Fahrzeuge selbstständig verteilt.

Für manche Unternehmen kann eine weitgehend automatisierte Planung sinnvoll sein.

Andere Betriebe profitieren stärker davon, wenn ein Mensch die Entscheidung trifft.

Ein erfahrener Disponent kennt beispielsweise die Besonderheiten seiner Fahrer, Fahrzeuge und Kunden. Er kann Situationen berücksichtigen, die sich nicht ohne Weiteres in eine mathematische Optimierung übertragen lassen.

Die Aufgabe einer guten Software kann deshalb auch darin bestehen, ihm einen aktuellen und übersichtlichen Informationsstand zu liefern.

Digitalisierung bedeutet nicht zwangsläufig Automatisierung.

Für welche Unternehmen ist die gemeinsame Disposition sinnvoll?

Die gemeinsame Fahrer- und Fahrzeugdisposition ist insbesondere für Betriebe interessant, bei denen Zuordnungen regelmäßig wechseln.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Fahrdienste,

• Taxi- und Mietwagenunternehmen,

• Unternehmen der Personenbeförderung,

• andere Unternehmen mit zentral disponierten Fahraufträgen.

Die Zahl der Fahrzeuge ist dabei nicht allein entscheidend.

Schon ein kleiner Fuhrpark kann einen erheblichen Dispositionsaufwand verursachen, wenn viele Aufträge kurzfristig eingehen und Fahrer sowie Fahrzeuge flexibel eingesetzt werden.

Fahrer und Fahrzeuge mit meinfuhrpark.com disponieren

meinfuhrpark.com ist eine browserbasierte Disponentensoftware, die Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge in einer gemeinsamen Anwendung zusammenführt.

Aufträge können erfasst und anschließend einem Fahrer und einem Fahrzeug zugeordnet werden. Ändert sich die betriebliche Situation, kann die bestehende Planung angepasst werden.

Karten- und Standortfunktionen unterstützen den Disponenten dabei, neben der zeitlichen Planung auch die räumliche Situation des Fuhrparks zu berücksichtigen.

Weitere Funktionen wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch ergänzen die Organisation.

Die Software läuft direkt im Browser und benötigt keine klassische Installation auf jedem Arbeitsplatz.

Auch zum Kennenlernen ist keine vorherige Registrierung notwendig. Die Anwendung kann unmittelbar gestartet und ausprobiert werden. Soll der zunächst verwendete Account anschließend dauerhaft genutzt werden, kann er beansprucht werden.

Damit kann ein Unternehmen direkt im praktischen Einsatz prüfen, ob die Form der digitalen Disposition zu seinen eigenen Abläufen passt.

Gute Disposition verbindet die richtigen Ressourcen

Fahrerplanung, Fahrzeugplanung und Auftragsplanung sind keine voneinander unabhängigen Aufgaben. Im täglichen Betrieb gehören sie unmittelbar zusammen. Ein Auftrag benötigt einen Fahrer. Der Fahrer benötigt ein Fahrzeug. Beide Ressourcen müssen zur richtigen Zeit verfügbar sein und bei Änderungen gegebenenfalls neu eingeplant werden. Wer Fahrer und Fahrzeuge digital disponiert, schafft deshalb vor allem einen gemeinsamen Überblick über diese Zusammenhänge.

Die Software muss dabei nicht sämtliche Entscheidungen selbst treffen. Ihr wichtigster Beitrag kann wesentlich einfacher sein: Sie stellt dem Disponenten die Informationen zur Verfügung, die er benötigt, um Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge zuverlässig miteinander zu koordinieren.