Fahrer-Einsatzplanung – Fahrer und Fahrzeuge digital einteilen

Wer mehrere Fahrer beschäftigt, muss ihre Einsätze koordinieren. Welche Aufträge stehen an? Welcher Fahrer ist verfügbar? Welches Fahrzeug kann eingesetzt werden? Und was passiert, wenn sich während des Tages eine Fahrt verschiebt oder ein neuer Auftrag hinzukommt?

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Eine digitale Fahrer-Einsatzplanung hilft dabei, diese Informationen zusammenzuführen. Gerade bei Fahrdiensten und anderen Unternehmen mit wechselnden Fahraufträgen reicht es häufig nicht aus, lediglich einen Dienstplan zu erstellen. Fahrer, Fahrzeuge und konkrete Aufträge müssen während des laufenden Betriebs immer wieder miteinander abgestimmt werden.

Was gehört zur Fahrer-Einsatzplanung?

Die Fahrer-Einsatzplanung beantwortet zunächst die Frage, welcher Fahrer zu welcher Zeit eingesetzt werden soll.

Bei einem dispositionsorientierten Fuhrpark kommt jedoch eine weitere Ebene hinzu: Der Fahrer arbeitet nicht nur zu einer bestimmten Zeit, sondern übernimmt innerhalb dieser Zeit konkrete Fahrten oder Aufträge.

Damit müssen mehrere Informationen zusammenpassen:

• Welche Fahrer stehen zur Verfügung?
• Welche Aufträge müssen erledigt werden?
• Zu welchen Zeiten finden die Fahrten statt?
• Welche Fahrzeuge stehen zur Verfügung?
• Welcher Fahrer übernimmt welchen Auftrag?
• Welches Fahrzeug wird dafür eingesetzt?

Aus einem einfachen Dienstplan wird dadurch eine laufende Disposition von Fahrern, Fahrzeugen und Aufträgen.

Dienstplanung und Einsatzplanung sind nicht dasselbe

Ein Dienstplan legt beispielsweise fest, dass ein Fahrer von 8 bis 16 Uhr arbeitet.

Damit ist jedoch noch nicht entschieden, was er während dieser Zeit konkret fährt.

Die Einsatzplanung geht einen Schritt weiter. Sie ordnet dem verfügbaren Fahrer konkrete Aufgaben beziehungsweise Fahrten zu.

Ein Fahrer kann während einer Schicht mehrere unterschiedliche Aufträge übernehmen. Gleichzeitig können sich diese Aufträge während des Tages verändern.

Deshalb ist die Fahrer-Einsatzplanung insbesondere bei Fahrdiensten eng mit der Auftragsdisposition verbunden.

Der Dienstplan beantwortet:

Wer arbeitet wann?

Die Einsatzplanung beantwortet:

Wer übernimmt wann welchen Auftrag?

Fahrer und Fahrzeuge gemeinsam einteilen

Ein Fahrer allein kann einen Fahrauftrag nicht durchführen. Er benötigt auch ein verfügbares Fahrzeug.

Deshalb sollte eine digitale Einsatzplanung beide Ressourcen berücksichtigen.

Wird ein Auftrag einem Fahrer zugeordnet, muss gleichzeitig klar sein, welches Fahrzeug für diesen Auftrag vorgesehen ist. Dadurch entsteht eine eindeutige Verbindung:

Auftrag → Fahrer → Fahrzeug

Diese Zuordnung ist für den Disponenten besonders wichtig, wenn mehrere Fahrer und Fahrzeuge gleichzeitig im Einsatz sind.

Statt Fahrer- und Fahrzeuglisten getrennt zu führen, kann die gesamte Planung innerhalb eines Systems erfolgen.

Warum wird die Einsatzplanung schnell unübersichtlich?

Die grundsätzliche Planung eines kleinen Fahrdienstes erscheint zunächst einfach.

Sind beispielsweise fünf Fahrer und fünf Fahrzeuge vorhanden, könnte jeder Fahrer ein Fahrzeug erhalten und seine Aufträge nacheinander erledigen.

In der Praxis bleibt diese Situation jedoch selten unverändert.

Ein Auftrag dauert länger als geplant. Ein Kunde verschiebt die Abholzeit. Ein Fahrzeug steht kurzfristig nicht zur Verfügung. Ein Fahrer fällt aus. Gleichzeitig kommt ein zusätzlicher Auftrag herein.

Damit verändern sich mehrere Abhängigkeiten gleichzeitig.

Eine Änderung bei einem Fahrer kann Auswirkungen auf ein Fahrzeug und mehrere nachfolgende Aufträge haben.

Je stärker sich der Tagesablauf verändert, desto wichtiger wird deshalb eine zentrale Übersicht.

Kurzfristige Änderungen gehören zum Alltag

Eine Fahrer-Einsatzplanung muss nicht nur einen ursprünglichen Plan darstellen können.

Mindestens ebenso wichtig ist die Möglichkeit, diesen Plan zu ändern.

Fällt ein Fahrer aus, müssen seine noch offenen Aufträge möglicherweise anderen Fahrern zugeordnet werden. Verzögert sich eine Fahrt, kann dies Auswirkungen auf den nächsten Auftrag haben.

Eine digitale Planung erleichtert solche Änderungen, weil die bestehende Zuordnung an einer zentralen Stelle vorliegt.

Der Disponent muss nicht erst verschiedene Listen, Kalender und Nachrichten miteinander vergleichen, bevor er reagieren kann.

Er sieht die bestehende Planung und kann sie entsprechend anpassen.

Verfügbare Fahrer schneller erkennen

Für die Vergabe eines neuen Auftrags ist entscheidend, welcher Fahrer tatsächlich zur Verfügung steht.

Dabei bedeutet „verfügbar“ nicht immer nur, dass der Fahrer gerade Dienst hat.

Ein Fahrer kann sich mitten in einem Auftrag befinden. Ein anderer hat seine Fahrt bereits beendet. Ein dritter ist zwar grundsätzlich frei, befindet sich aber weit entfernt vom nächsten Einsatzort.

Für eine sinnvolle Entscheidung benötigt die Disposition deshalb mehr als eine reine Namensliste.

Eine digitale Fahrer-Einsatzplanung kann den aktuellen betrieblichen Zusammenhang sichtbar machen und damit die Entscheidung erleichtern.

Standorte in die Einsatzplanung einbeziehen

Bei Fahrdiensten spielt der Standort eines Fahrers beziehungsweise seines Fahrzeugs eine besondere Rolle.

Kommt kurzfristig ein neuer Auftrag herein, kann es sinnvoll sein, einen Fahrer einzusetzen, der sich bereits in der Nähe befindet.

Karten- und Standortinformationen liefern dem Disponenten dafür eine zusätzliche Entscheidungsgrundlage.

Das bedeutet nicht, dass eine Software den nächsten Fahrer zwingend automatisch auswählen muss.

Gerade in kleinen und mittleren Betrieben kennt der Disponent häufig weitere Faktoren, die für die Entscheidung wichtig sind. Er kennt seine Fahrer, die Fahrzeuge, Kunden und Besonderheiten einzelner Aufträge.

Die Software stellt ihm die Informationen zur Verfügung. Die eigentliche Entscheidung kann weiterhin beim Menschen bleiben.

Fahrer-Einsatzplanung mit Excel

Tabellenprogramme sind ein verbreitetes Werkzeug für Dienst- und Einsatzpläne.

Für einen festen Wochenplan kann das sehr gut funktionieren. Schwieriger wird es, wenn sich die Planung laufend verändert und konkrete Aufträge mit Fahrern und Fahrzeugen verbunden werden müssen.

Dann müssen beispielsweise mehrere Informationen gleichzeitig gepflegt werden:

Der Fahrer steht in einer Personalliste, das Fahrzeug in einer Fahrzeugliste und der Auftrag in einer weiteren Tabelle oder einem Kalender.

Ändert sich die Zuordnung, müssen die entsprechenden Informationen aktualisiert werden.

Eine spezialisierte Disponentensoftware behandelt Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge dagegen als miteinander verbundene Bestandteile eines Arbeitsablaufs.

Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer allgemeinen Tabelle und einer Software, die für die laufende Disposition entwickelt wurde.

Weniger Abstimmung über Telefon und Messenger

Fahrer müssen wissen, welche Aufträge ihnen zugeteilt wurden.

Ohne zentrale digitale Lösung werden diese Informationen häufig telefonisch oder über Messenger weitergegeben.

Das funktioniert grundsätzlich, kann aber bei Änderungen unübersichtlich werden.

Ein Auftrag wurde morgens telefonisch besprochen. Später ändert sich die Uhrzeit. Anschließend wird eine andere Adresse per Nachricht geschickt.

Damit verteilt sich der aktuelle Stand auf mehrere Kommunikationsvorgänge.

Eine zentrale Einsatzplanung kann die Auftragsinformationen dort bereitstellen, wo auch die Zuordnung erfolgt.

Der Fahrer erhält damit die Informationen zu seinem Einsatz aus derselben Grundlage, auf der die Disposition arbeitet.

Telefon und Messenger können weiterhin für Kommunikation genutzt werden. Sie müssen jedoch nicht mehr die eigentliche Einsatzplanung ersetzen.

Arbeitszeiten und konkrete Einsätze unterscheiden

Auch bei der digitalen Organisation sollte zwischen Arbeitszeit und konkretem Einsatz unterschieden werden.

Die Arbeitszeit beschreibt, wann ein Fahrer arbeitet.

Ein Einsatz beschreibt, welchen Auftrag er innerhalb dieser Zeit übernimmt.

Beide Informationen können miteinander zusammenhängen, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.

Gerade bei mehreren Fahrten während einer Schicht ist diese Unterscheidung wichtig. Ein Fahrer kann acht Stunden arbeiten und innerhalb dieser Zeit zahlreiche einzelne Aufträge übernehmen.

Eine Software für die Fahrer-Einsatzplanung sollte deshalb nicht lediglich Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die tatsächliche Zuordnung der Fahraufträge ermöglichen.

Für welche Unternehmen ist digitale Fahrer-Einsatzplanung sinnvoll?

Eine digitale Lösung ist vor allem für Unternehmen interessant, bei denen Fahrer regelmäßig wechselnde Aufträge übernehmen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Fahrdienste,
• Taxi- und Mietwagenunternehmen,
• Unternehmen der Personenbeförderung,
• andere Betriebe mit disponierten Fahrern und Fahrzeugen.

Entscheidend ist wiederum weniger die Branche als der Arbeitsablauf.

Hat jeder Mitarbeiter dauerhaft sein eigenes Fahrzeug und erledigt weitgehend unabhängig seine eigenen Aufgaben, kann der Dispositionsbedarf gering sein.

Werden dagegen Aufträge zentral angenommen und anschließend auf verschiedene Fahrer und Fahrzeuge verteilt, entsteht eine klassische Dispositionsaufgabe.

Fahrer-Einsatzplanung mit meinfuhrpark.com

meinfuhrpark.com verbindet die Fahrer-Einsatzplanung mit der Auftrags- und Fahrzeugdisposition.

Als browserbasierte Disponentensoftware führt die Anwendung Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge innerhalb eines Systems zusammen. Aufträge können den entsprechenden Fahrern und Fahrzeugen zugeordnet und bei Änderungen neu disponiert werden.

Karten- und Standortfunktionen unterstützen den Überblick über den laufenden Betrieb. Weitere Bereiche wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie das Kassenbuch ergänzen die tägliche Organisation.

Die Software läuft direkt im Browser und kann ohne klassische Installation genutzt werden.

Auch für das erste Ausprobieren ist keine vorherige Registrierung notwendig. Die Anwendung lässt sich unmittelbar starten. Erst wenn der verwendete Account dauerhaft genutzt werden soll, kann er beansprucht werden.

Damit kann ein Unternehmen zunächst praktisch testen, ob die Form der Fahrer-Einsatzplanung zu seinen eigenen Abläufen passt.

Gute Einsatzplanung bedeutet nicht möglichst viel Automatisierung

Digitale Fahrer-Einsatzplanung muss nicht bedeuten, dass ein Algorithmus sämtliche Entscheidungen übernimmt.

In vielen Betrieben besteht die Stärke eines guten Disponenten gerade darin, Situationen beurteilen und kurzfristig sinnvoll reagieren zu können.

Software kann diese Erfahrung unterstützen.

Sie schafft einen zentralen Überblick darüber, welche Aufträge anstehen, welche Fahrer verfügbar sind, welche Fahrzeuge eingesetzt werden und wie die aktuelle Planung aussieht.

Dadurch muss der Disponent seine Entscheidungen nicht auf Informationen stützen, die über verschiedene Tabellen, Zettel, Telefonate und Nachrichten verteilt sind.

Eine gute Fahrer-Einsatzplanung ersetzt deshalb nicht zwangsläufig den Menschen, der disponiert. Sie gibt ihm vielmehr ein Werkzeug, mit dem er Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge einfacher und übersichtlicher miteinander koordinieren kann.

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