Fahrdienstsoftware – Software für die digitale Organisation von Fahrdiensten

Fahrdienste müssen jeden Tag zahlreiche Informationen zusammenführen: Aufträge gehen ein, Fahrer müssen eingeplant, Fahrzeuge zugeordnet und Änderungen berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollen alle Beteiligten wissen, welche Fahrt als Nächstes ansteht und was dabei zu beachten ist.

Mit zunehmender Zahl an Fahrern, Fahrzeugen und Aufträgen wird diese Organisation schnell unübersichtlich. Eine Fahrdienstsoftware schafft eine gemeinsame digitale Grundlage für die tägliche Arbeit. Statt Informationen auf Papier, in Tabellen, über Telefon und verschiedene Messenger zu verteilen, können Aufträge und die dazugehörigen Daten zentral verwaltet werden.

Disponentensoftware Dispositionssoftware für Fahrdienste – Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge disponieren

Was ist eine Fahrdienstsoftware?

Eine Fahrdienstsoftware unterstützt Unternehmen dabei, Fahrten digital zu organisieren und zu disponieren. Im Mittelpunkt stehen dabei üblicherweise drei Bereiche:

• Aufträge und Fahrten

• Fahrer

• Fahrzeuge

Ein eingehender Auftrag kann erfasst und anschließend einem Fahrer und einem verfügbaren Fahrzeug zugeordnet werden. Die Disposition behält dadurch den Überblick darüber, welche Aufträge noch offen sind, welche bereits eingeplant wurden und welche Fahrer beziehungsweise Fahrzeuge dafür vorgesehen sind.

Damit ist Fahrdienstsoftware mehr als eine reine Fahrzeugverwaltung. Während eine klassische Fuhrparkverwaltung vor allem Informationen über Fahrzeuge erfasst, beschäftigt sich die Disposition mit dem laufenden Betrieb: Wer fährt wann mit welchem Fahrzeug welchen Auftrag?

Warum wird die Organisation eines Fahrdienstes schnell kompliziert?

Bei einem sehr kleinen Betrieb lassen sich einige Fahrten noch telefonisch oder mit einem Kalender organisieren. Mit jedem zusätzlichen Fahrer und jedem zusätzlichen Auftrag steigt jedoch die Zahl der möglichen Überschneidungen.

Ein Fahrer ist bereits unterwegs. Ein anderer Auftrag verschiebt sich. Ein Fahrzeug steht kurzfristig nicht zur Verfügung. Ein Kunde ruft an und ändert die Abholzeit. Gleichzeitig kommt ein neuer Auftrag herein, der möglichst schnell eingeplant werden muss.

Die einzelnen Vorgänge sind für sich genommen nicht kompliziert. Die Schwierigkeit entsteht dadurch, dass sie gleichzeitig stattfinden und voneinander abhängig sind.

Genau an diesem Punkt wird eine zentrale Disposition wichtig.

Aufträge zentral erfassen und disponieren

Das Herzstück einer Fahrdienstsoftware ist die Auftragsdisposition.

Neue Aufträge werden zentral erfasst. Die Disposition kann anschließend festlegen, welcher Fahrer und welches Fahrzeug den Auftrag übernehmen sollen. Änderungen werden ebenfalls an einer zentralen Stelle vorgenommen.

Damit entsteht ein einheitlicher Informationsstand.

Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn mehrere Fahrten gleichzeitig geplant werden müssen oder kurzfristige Änderungen zum normalen Tagesgeschäft gehören. Statt Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen zu müssen, befindet sich die relevante Planung in einem gemeinsamen System.

Eine Disponentensoftware wie meinfuhrpark.com ist genau für diese Aufgabe vorgesehen: Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge werden innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisiert.

Fahrer und Fahrzeuge gemeinsam planen

Fahrer und Fahrzeuge getrennt voneinander zu verwalten, reicht für eine funktionierende Disposition nicht aus. Beide Ressourcen gehören zusammen.

Ein vorhandenes Fahrzeug nützt nichts, wenn kein Fahrer verfügbar ist. Umgekehrt kann ein verfügbarer Fahrer keinen Auftrag übernehmen, wenn kein geeignetes Fahrzeug bereitsteht.

Eine digitale Fahrdienstorganisation führt deshalb Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge zusammen. Bei der Planung lässt sich unmittelbar festlegen, welche Kombination einen bestimmten Auftrag übernimmt.

Gerade bei kurzfristigen Änderungen erleichtert eine solche Übersicht die Arbeit erheblich.

Informationen direkt an den Fahrer übermitteln

Eine weitere Herausforderung entsteht zwischen Büro und Fahrer.

Wird ein Auftrag ausschließlich telefonisch weitergegeben, muss der Fahrer beispielsweise Adresse, Uhrzeit und weitere Angaben während des Gesprächs aufnehmen oder später noch einmal nachfragen. Werden Änderungen anschließend über einen anderen Kommunikationsweg übermittelt, entstehen schnell unterschiedliche Informationsstände.

Bei einer digitalen Lösung können die für den Auftrag benötigten Informationen direkt bereitgestellt werden. Der Fahrer hat damit Zugriff auf die Daten, die für seine aktuelle Fahrt relevant sind.

Die Disposition und der Fahrer arbeiten auf derselben Grundlage.

Das reduziert nicht nur den Kommunikationsaufwand. Es verhindert auch, dass wichtige Informationen ausschließlich in einem Telefonat, auf einem Zettel oder in einem einzelnen Chatverlauf vorhanden sind.

Fahrzeugstandorte in die Disposition einbeziehen

Für viele Fahrdienste ist nicht nur entscheidend, ob ein Fahrzeug verfügbar ist, sondern auch, wo es sich gerade befindet.

Eine Karten- beziehungsweise Standortdarstellung kann deshalb ein wichtiger Bestandteil der Disposition sein. Der Disponent erhält einen besseren Überblick über die aktuelle Situation und kann diese Information bei der Vergabe neuer Aufträge berücksichtigen.

Dabei geht es nicht zwangsläufig um eine vollständig automatische Tourenoptimierung. Gerade bei kleineren Fahrdiensten trifft häufig weiterhin ein Mensch die Entscheidung, welcher Fahrer einen Auftrag übernimmt.

Die Software liefert ihm dafür die notwendigen Informationen.

Dieser Unterschied ist wichtig: Fahrdienstsoftware unterstützt die Disposition. Sie muss dem Disponenten nicht sämtliche Entscheidungen abnehmen.

Arbeits- und Fahrzeiten digital erfassen

Neben der eigentlichen Auftragsplanung entstehen im Fahrdienst weitere Daten. Dazu gehören beispielsweise Arbeits- und Fahrzeiten.

Werden diese Informationen ebenfalls digital erfasst, müssen sie nicht nachträglich aus verschiedenen Aufzeichnungen zusammengetragen werden. Die Daten bleiben dort verfügbar, wo auch der übrige betriebliche Ablauf organisiert wird.

Dasselbe gilt für weitere Funktionen wie ein digitales Kassenbuch. Je weniger Insellösungen für alltägliche Vorgänge notwendig sind, desto übersichtlicher bleibt der Betrieb.

Fahrdienstsoftware statt Excel, Papier und Einzellösungen

Excel ist für viele betriebliche Aufgaben ein ausgezeichnetes Werkzeug. Für eine laufende Disposition stößt eine Tabelle jedoch irgendwann an praktische Grenzen.

Das Problem besteht dabei weniger darin, dass sich Informationen nicht in einer Tabelle speichern ließen. Entscheidend ist vielmehr, dass sich der Zustand eines Fahrdienstes ständig verändert.

Aufträge werden neu angelegt oder geändert. Fahrer beginnen oder beenden ihren Einsatz. Fahrzeuge sind unterwegs. Informationen müssen an Fahrer weitergegeben werden.

Eine spezialisierte Fahrdienstsoftware bildet diese Zusammenhänge unmittelbar ab. Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge sind keine beliebigen Tabellenzeilen mehr, sondern miteinander verbundene Bestandteile der Disposition.

Für welche Betriebe eignet sich eine Fahrdienstsoftware?

Eine digitale Disposition kann überall dort sinnvoll sein, wo regelmäßig Aufträge auf Fahrer und Fahrzeuge verteilt werden.

Dazu gehören beispielsweise klassische Fahrdienste, Taxi- und Mietwagenunternehmen sowie andere Betriebe der Personenbeförderung. Auch Unternehmen außerhalb der klassischen Personenbeförderung können von einer Disponentensoftware profitieren, wenn ihr täglicher Ablauf aus der Zuordnung von Aufträgen, Fahrern und Fahrzeugen besteht.

Entscheidend ist daher weniger die genaue Branchenbezeichnung als der betriebliche Ablauf.

Wer regelmäßig die Frage beantworten muss „Welcher Fahrer übernimmt mit welchem Fahrzeug welchen Auftrag?“, hat bereits eine typische Dispositionsaufgabe.

Fahrdienstsoftware sollte den Arbeitsalltag vereinfachen

Eine Software ist nicht automatisch eine Verbesserung, nur weil ein bislang analoger Vorgang anschließend auf einem Bildschirm stattfindet.

Der Nutzen entsteht erst dann, wenn die tägliche Arbeit tatsächlich einfacher wird.

Deshalb sollte Fahrdienstsoftware möglichst wenig zusätzliche Bürokratie erzeugen. Informationen sollten dort erfasst werden, wo sie entstehen, und anschließend für die Personen verfügbar sein, die sie benötigen.

Gerade kleinere Unternehmen benötigen dafür nicht zwangsläufig komplexe Systeme mit langen Einführungsprojekten. Eine übersichtliche Lösung kann sinnvoller sein, wenn sie die tatsächlich benötigten Aufgaben zuverlässig abbildet.

Fahrdienstsoftware direkt im Browser nutzen

Browserbasierte Software hat den Vorteil, dass keine klassische Anwendung auf jedem einzelnen Arbeitsplatz installiert werden muss. Die Disposition kann über einen Webbrowser aufgerufen werden, während auch Fahrer mit mobilen Geräten auf die für sie vorgesehenen Funktionen zugreifen können.

meinfuhrpark.com verfolgt diesen Ansatz als browserbasierte Disponentensoftware für Fuhrparks und Fahrdienste.

Dabei ist auch der Einstieg bewusst einfach gehalten: Die Software kann unmittelbar gestartet und ausprobiert werden. Eine vorherige Registrierung ist dafür nicht erforderlich. Erst wenn das System dauerhaft genutzt werden soll, kann der zunächst verwendete Account beansprucht werden.

So lässt sich eine Fahrdienstsoftware nicht nur anhand einer Funktionsliste beurteilen. Man kann direkt ausprobieren, ob die Arbeitsweise zum eigenen Betrieb passt.

Digitale Disposition als gemeinsame Grundlage

Der wesentliche Vorteil einer Fahrdienstsoftware liegt letztlich nicht in einer einzelnen Funktion.

Entscheidend ist, dass Aufträge, Fahrer, Fahrzeuge und die dazugehörigen Informationen nicht mehr getrennt voneinander organisiert werden müssen. Die Disposition erhält eine gemeinsame digitale Arbeitsgrundlage und Fahrer können die für ihre Einsätze notwendigen Informationen erhalten.

Dadurch bleibt der Überblick auch dann erhalten, wenn mehrere Aufträge gleichzeitig laufen oder sich die Planung kurzfristig verändert.

Für einen Fahrdienst bedeutet Digitalisierung deshalb nicht zwangsläufig, sämtliche Entscheidungen zu automatisieren. Viel wichtiger ist zunächst, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an einer zentralen Stelle verfügbar zu haben.

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