Fahrdienst-Disposition – Fahrten und Aufträge effizient organisieren

Die Disposition ist die zentrale organisatorische Aufgabe eines Fahrdienstes. Aufträge müssen angenommen, Fahrten geplant, Fahrer eingesetzt und Fahrzeuge zugeordnet werden. Gleichzeitig läuft der Betrieb weiter: Neue Aufträge kommen hinzu, Termine ändern sich, Fahrer sind unterwegs und Fahrzeuge befinden sich an unterschiedlichen Standorten.

Eine funktionierende Fahrdienst-Disposition sorgt dafür, dass aus diesen einzelnen Informationen ein überschaubarer Ablauf entsteht. Digitale Werkzeuge können dabei helfen, Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge an einer zentralen Stelle zusammenzuführen und Änderungen unmittelbar in die weitere Planung einzubeziehen.

Was bedeutet Disposition im Fahrdienst?

Unter Disposition versteht man die Planung und Zuteilung der vorhandenen Ressourcen zu den anstehenden Aufträgen.

Bei einem Fahrdienst betrifft das vor allem drei Bereiche:

• Welche Fahrten und Aufträge stehen an?
• Welche Fahrer stehen zur Verfügung?
• Welche Fahrzeuge können eingesetzt werden?

Diese drei Bereiche müssen miteinander verbunden werden. Ein Auftrag ist erst dann tatsächlich disponiert, wenn geklärt ist, wer ihn übernimmt und welches Fahrzeug dafür eingesetzt wird.

Die zentrale Aufgabe der Fahrdienst-Disposition lässt sich deshalb auf eine einfache Frage reduzieren:

Wer fährt wann mit welchem Fahrzeug welchen Auftrag?

Je mehr Aufträge gleichzeitig bearbeitet werden, desto wichtiger wird eine übersichtliche Organisation dieser Informationen.

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Disponentensoftware Dispositionssoftware für Fahrdienste – Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge disponieren

Vom eingehenden Auftrag zur geplanten Fahrt

Am Anfang steht üblicherweise ein neuer Auftrag. Neben dem Zeitpunkt der Fahrt werden die für die Durchführung notwendigen Informationen erfasst.

Anschließend beginnt die eigentliche Disposition.

Der Auftrag muss in die bestehende Planung eingeordnet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, welche Fahrer bereits eingesetzt sind, welche Fahrzeuge zur Verfügung stehen und welche anderen Fahrten zur gleichen Zeit stattfinden.

Bei wenigen Fahrten lässt sich vieles noch aus dem Gedächtnis oder mithilfe eines Kalenders organisieren. Mit zunehmender Zahl an Aufträgen entstehen jedoch immer mehr Abhängigkeiten.

Eine digitale Auftragsdisposition macht diese Zusammenhänge sichtbar und hält die Planung zentral fest.

Warum Fahrdienst-Disposition mehr als Tagesplanung ist

Ein Fahrdienst kann morgens einen perfekten Plan haben und wenige Stunden später vor einer völlig anderen Situation stehen.

Ein Kunde verschiebt einen Termin. Eine Fahrt dauert länger. Ein Fahrer fällt kurzfristig aus. Ein Fahrzeug steht nicht zur Verfügung oder ein dringender Auftrag kommt zusätzlich herein.

Deshalb besteht Disposition nicht nur darin, morgens einen Einsatzplan zu erstellen.

Disposition ist ein laufender Prozess.

Der aktuelle Zustand des Betriebs muss immer wieder mit den noch ausstehenden Aufträgen abgeglichen werden. Änderungen müssen in die Planung übernommen und gegebenenfalls Fahrer oder Fahrzeuge neu zugeordnet werden.

Genau deshalb ist eine statische Liste für die tägliche Disposition nur begrenzt geeignet.

Fahrer sinnvoll einsetzen

Die Verfügbarkeit eines Fahrers ist eine der wichtigsten Informationen für die Disposition.

Dabei reicht es nicht immer zu wissen, ob jemand grundsätzlich Dienst hat. Für die Vergabe eines Auftrags kann ebenso wichtig sein, ob der Fahrer bereits eine Fahrt übernommen hat, wann diese voraussichtlich endet und wo er sich aktuell befindet.

Eine digitale Fahrerdisposition schafft dafür einen gemeinsamen Überblick.

Statt verschiedene Listen oder einzelne Nachrichten miteinander vergleichen zu müssen, kann die Planung direkt mit den vorhandenen Fahrern verbunden werden.

Das erleichtert auch kurzfristige Änderungen. Muss ein Auftrag neu vergeben werden, lässt sich schneller erkennen, welche Alternativen zur Verfügung stehen.

Fahrzeuge gehören zur gleichen Planung

Für die Fahrdienst-Disposition sind Fahrer und Fahrzeuge zwei Seiten derselben Planung.

Ein verfügbarer Fahrer kann nur eingesetzt werden, wenn auch ein passendes Fahrzeug vorhanden ist. Gleichzeitig sollte ein Fahrzeug nicht versehentlich mehreren Fahrten zur selben Zeit zugeordnet werden.

Deshalb ist es sinnvoll, Fahrzeuge direkt in die Auftragsdisposition einzubeziehen.

Der Disponent kann dadurch nicht nur festlegen, wer einen Auftrag übernimmt, sondern gleichzeitig auch, womit die Fahrt durchgeführt wird.

Das schafft eine wesentlich klarere Planung als getrennte Fahrer- und Fahrzeuglisten.

Standorte bei der Disposition berücksichtigen

Gerade während des laufenden Tages spielt neben der zeitlichen Planung auch die räumliche Situation eine Rolle.

Zwei Fahrer können formal verfügbar sein, sich aber an völlig unterschiedlichen Orten befinden. Für einen kurzfristig eingehenden Auftrag kann diese Information entscheidend sein.

Standort- und Kartenfunktionen können deshalb die Fahrdienst-Disposition unterstützen. Sie geben dem Disponenten zusätzliche Informationen darüber, wo sich Fahrer beziehungsweise Fahrzeuge befinden.

Die Entscheidung muss deshalb nicht automatisch von einem Algorithmus getroffen werden.

In vielen Betrieben ist es gerade sinnvoll, dass ein erfahrener Disponent die Entscheidung weiterhin selbst trifft. Er kennt Besonderheiten, Stammkunden, Fahrer, Fahrzeuge und betriebliche Zusammenhänge, die sich nicht immer vollständig in einer automatischen Berechnung abbilden lassen.

Die Software liefert ihm dafür einen besseren Überblick.

Änderungen müssen beim Fahrer ankommen

Eine geänderte Planung im Büro reicht nicht aus. Der betroffene Fahrer muss ebenfalls wissen, dass sich sein Auftrag geändert hat oder eine neue Fahrt hinzugekommen ist.

Bei einer Organisation über Telefon, Papier und Messenger entstehen dabei schnell mehrere Informationsstände.

Die ursprüngliche Fahrt steht beispielsweise in einer Tabelle. Eine Änderung wurde telefonisch besprochen und eine neue Adresse anschließend per Nachricht geschickt.

Das funktioniert – solange alle Beteiligten jederzeit wissen, welche Information noch aktuell ist.

Eine digitale Fahrdienst-Disposition kann diesen Ablauf vereinfachen. Auftragsinformationen werden zentral verwaltet und können dem Fahrer innerhalb des Systems zur Verfügung gestellt werden.

Dadurch beziehen sich Disposition und Fahrer auf dieselbe Grundlage.

Fahrdienst-Disposition mit Excel

Tabellenprogramme werden in vielen Unternehmen für die Einsatzplanung verwendet. Das ist nachvollziehbar: Excel und vergleichbare Programme sind flexibel, bekannt und für zahlreiche Verwaltungsaufgaben sehr gut geeignet.

Die Grenzen zeigen sich jedoch dort, wo sich Informationen laufend verändern und miteinander verknüpft werden müssen.

Eine Tabelle weiß zunächst nicht, dass eine bestimmte Zeile ein Fahrer, eine andere ein Fahrzeug und eine dritte ein Auftrag ist. Diese Zusammenhänge müssen durch den Benutzer selbst hergestellt und gepflegt werden.

Eine spezialisierte Dispositionssoftware bildet diese Beziehungen bereits strukturell ab.

Ein Auftrag kann einem Fahrer und einem Fahrzeug zugeordnet werden. Ändert sich die Planung, wird diese Zuordnung entsprechend angepasst.

Der Vorteil liegt deshalb weniger darin, dass eine Software grundsätzlich mehr Daten speichern könnte. Der Vorteil liegt darin, dass sie für genau diesen Arbeitsablauf entwickelt wurde.

Telefon und Messenger bleiben nützlich – aber nicht als zentrale Disposition

Auch mit einer digitalen Lösung werden Fahrdienstunternehmen weiterhin telefonieren und Nachrichten austauschen.

Das ist kein Widerspruch.

Problematisch wird es erst, wenn Telefonate und einzelne Nachrichten zur einzigen Dokumentation der laufenden Planung werden.

Dann befindet sich ein Teil des betrieblichen Wissens im Kopf des Disponenten, ein anderer Teil in Chatverläufen und weitere Informationen stehen auf Papier oder in Tabellen.

Eine zentrale Disposition schafft einen festen Bezugspunkt.

Telefon und Messenger können weiterhin für Kommunikation genutzt werden. Die eigentliche Zuordnung von Aufträgen, Fahrern und Fahrzeugen bleibt jedoch an einer Stelle nachvollziehbar.

Automatische Tourenplanung und manuelle Disposition sind nicht dasselbe

Fahrdienst-Disposition wird häufig mit Tourenplanung gleichgesetzt. Beide Bereiche hängen zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Bei einer automatischen Tourenplanung werden beispielsweise mehrere Ziele, Fahrzeuge und Zeitvorgaben verwendet, um möglichst effiziente Routen zu berechnen.

Bei der Disposition geht es umfassender um die Organisation des laufenden Betriebs.

Gerade kleinere Fahrdienste benötigen nicht zwangsläufig einen Algorithmus, der jede Entscheidung automatisch trifft. Häufig ist vielmehr ein Werkzeug gefragt, mit dem ein Mensch schnell und übersichtlich disponieren kann.

Eine gute digitale Disposition kann deshalb bewusst die Erfahrung des Disponenten nutzen, statt sie ersetzen zu wollen.

Welche Betriebe profitieren von digitaler Fahrdienst-Disposition?

Grundsätzlich ist eine digitale Lösung überall dort interessant, wo regelmäßig Fahrten beziehungsweise Aufträge auf mehrere Fahrer und Fahrzeuge verteilt werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Fahrdienste,
• Taxiunternehmen,
• Mietwagenunternehmen,
• Unternehmen der Personenbeförderung,
• andere Betriebe mit regelmäßig zu disponierenden Fahrzeugaufträgen.

Entscheidend ist nicht allein die Unternehmensgröße.

Auch ein kleiner Betrieb kann bereits eine anspruchsvolle Disposition haben, wenn viele kurzfristige Aufträge eingehen oder Fahrer und Fahrzeuge während des Tages häufig neu eingeplant werden müssen.

Umgekehrt benötigt nicht jeder Betrieb mit mehreren Fahrzeugen automatisch eine Dispositionssoftware. Wenn Fahrzeuge dauerhaft festen Aufgaben zugeordnet sind und kaum Änderungen stattfinden, ist der organisatorische Bedarf geringer.

Digitale Fahrdienst-Disposition mit meinfuhrpark.com

meinfuhrpark.com ist eine browserbasierte Disponentensoftware, mit der Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge gemeinsam organisiert werden können.

Der Schwerpunkt liegt auf der praktischen täglichen Disposition. Aufträge können verwaltet und den entsprechenden Fahrern und Fahrzeugen zugeordnet werden. Karten- und Standortfunktionen unterstützen den Überblick über den laufenden Betrieb. Weitere Funktionen wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch ergänzen die Disposition.

Die Anwendung läuft direkt im Browser und muss nicht als klassische Software auf jedem Arbeitsplatz installiert werden.

Auch das Ausprobieren ist bewusst unkompliziert: Interessenten können die Software direkt starten, ohne zuvor einen Testzugang beantragen oder sich registrieren zu müssen.

Der zunächst verwendete Account kann später beansprucht werden, wenn die Software dauerhaft eingesetzt werden soll.

Damit lässt sich die Arbeitsweise nicht nur anhand einer Beschreibung beurteilen. Ein Betrieb kann unmittelbar ausprobieren, ob die Form der Disposition zu seinen eigenen Abläufen passt.

Gute Fahrdienst-Disposition schafft einen gemeinsamen Überblick

Bei der Disposition geht es letztlich nicht darum, möglichst viele Funktionen einzusetzen.

Das Ziel ist wesentlich einfacher: Der Betrieb muss jederzeit wissen, welche Aufträge anstehen, welche bereits vergeben wurden und welche Fahrer und Fahrzeuge zur Verfügung stehen.

Wenn sich etwas ändert, muss die Planung angepasst und die neue Information für die Beteiligten verfügbar gemacht werden können.

Eine digitale Fahrdienst-Disposition schafft dafür eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge werden nicht mehr als voneinander getrennte Informationen betrachtet, sondern als zusammengehörende Bestandteile des täglichen Betriebs.

Je mehr Bewegung in der Planung steckt, desto wertvoller wird genau dieser gemeinsame Überblick.

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