Fahrdienst digitalisieren – Von Zettel, Telefon und Excel zur digitalen Disposition

Viele Fahrdienste sind längst digital – zumindest teilweise. Aufträge werden per E-Mail angenommen, Fahrpläne in Excel geführt, Adressen über Messenger verschickt und Fahrer über das Smartphone erreicht. Trotzdem bedeutet der Einsatz digitaler Werkzeuge noch nicht automatisch, dass auch die eigentliche Organisation des Fahrdienstes digital erfolgt.

Disponentensoftware Auftragsdisposition – Aufträge digital planen und Fahrern zuweisen
Disponentensoftware Disposition ohne Excel – Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge zentral verwalten

Entscheidend ist, ob Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge miteinander verbunden sind und die Disposition auf einer gemeinsamen Informationsgrundlage arbeitet.

Wer einen Fahrdienst digitalisieren möchte, muss deshalb nicht möglichst viele neue Programme einführen. Sinnvoller ist es, die zentralen Abläufe des täglichen Betriebs zusammenzuführen und unnötige Medienbrüche zu vermeiden.

Was bedeutet Digitalisierung im Fahrdienst?

Digitalisierung wird häufig mit der Abschaffung von Papier gleichgesetzt.

Das greift zu kurz.

Wird ein handschriftlicher Einsatzplan lediglich durch eine Excel-Tabelle ersetzt, befindet sich die gleiche Information anschließend zwar auf einem Bildschirm. Der grundsätzliche Arbeitsablauf hat sich dadurch aber kaum verändert.

Eine weitergehende Digitalisierung verbindet die einzelnen Bereiche miteinander.

Ein Auftrag wird digital erfasst. Anschließend wird er einem Fahrer und einem Fahrzeug zugeordnet. Die für den Fahrer notwendigen Informationen stehen ebenfalls digital zur Verfügung. Ändert sich die Planung, wird die Zuordnung im System angepasst.

Dadurch entsteht aus einzelnen digitalen Informationen ein zusammenhängender Prozess.

Wo entstehen im Fahrdienst Medienbrüche?

Ein Medienbruch entsteht immer dann, wenn Informationen von einem System in ein anderes übertragen werden müssen.

Ein typischer Ablauf könnte beispielsweise so aussehen:

Ein Auftrag wird telefonisch angenommen und zunächst auf einem Zettel notiert. Anschließend trägt ihn jemand in eine Tabelle ein. Der Disponent sucht einen Fahrer und ruft diesen an. Die Adresse wird zusätzlich per Messenger geschickt. Nach Abschluss der Fahrt werden weitere Informationen an anderer Stelle dokumentiert.

Jeder einzelne Schritt kann funktionieren.

Das Problem besteht darin, dass dieselbe Information mehrfach verarbeitet wird.

Je häufiger Daten übertragen werden müssen, desto größer wird der organisatorische Aufwand. Gleichzeitig steigt die Gefahr, dass eine Änderung nicht an allen Stellen berücksichtigt wird.

Aufträge zentral digital erfassen

Eine zentrale Auftragsverwaltung ist deshalb ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung eines Fahrdienstes.

Statt einen Auftrag zunächst in einem Medium aufzunehmen und anschließend in andere Systeme zu übertragen, wird er dort erfasst, wo auch die weitere Disposition stattfindet.

Die entsprechenden Informationen stehen damit unmittelbar für die Planung zur Verfügung.

Der Disponent kann den Auftrag einem Fahrer und einem Fahrzeug zuordnen. Ändert sich später etwas, wird der bestehende Auftrag angepasst, statt eine weitere Version der Information zu erzeugen.

Damit entsteht ein eindeutiger Bezugspunkt für den aktuellen Stand.

Fahrer digital disponieren

Die Digitalisierung endet nicht bei der Auftragsverwaltung.

Ein Fahrdienst muss die eingehenden Fahrten schließlich auf seine Fahrer verteilen.

Dafür benötigt die Disposition einen Überblick darüber, welche Fahrer verfügbar beziehungsweise bereits eingesetzt sind und welche Aufträge noch vergeben werden müssen.

Bei einer digitalen Fahrer-Einsatzplanung können diese Informationen mit den konkreten Aufträgen verbunden werden.

Der Fahrer ist damit nicht lediglich ein Name in einer separaten Liste. Er wird Bestandteil der jeweiligen Disposition.

Das erleichtert insbesondere kurzfristige Änderungen.

Muss ein Auftrag neu vergeben werden, kann die bestehende Zuordnung geändert und ein anderer Fahrer eingeplant werden.

Fahrzeuge in denselben Prozess einbeziehen

Dasselbe gilt für die Fahrzeuge.

Ein Fahrdienst organisiert nicht nur Personen und Termine. Für jede Fahrt muss auch ein Fahrzeug zur Verfügung stehen.

Deshalb sollten Fahrer- und Fahrzeugdisposition nicht unabhängig voneinander betrachtet werden.

Ein Auftrag wird im Idealfall mit beiden Ressourcen verbunden:

Auftrag → Fahrer → Fahrzeug

Damit ist unmittelbar nachvollziehbar, welche Kombination für eine bestimmte Fahrt vorgesehen ist.

Gerade bei wechselnden Fahrzeugzuordnungen schafft dies einen wesentlich besseren Überblick als voneinander getrennte Listen.

Kommunikation mit den Fahrern vereinfachen

Telefon und Messenger sind nützliche Kommunikationsmittel und werden auch in einem digital organisierten Fahrdienst weiterhin ihre Berechtigung haben.

Sie eignen sich jedoch nur begrenzt als zentrale Auftragsverwaltung.

Wird ein Auftrag telefonisch weitergegeben und später per Nachricht geändert, verteilt sich der aktuelle Informationsstand auf verschiedene Kommunikationsvorgänge.

Eine zentrale digitale Lösung kann die relevanten Auftragsinformationen direkt für den Fahrer bereitstellen.

Damit muss nicht jede Information erneut übertragen werden.

Die Kommunikation verschwindet dadurch nicht. Sie wird lediglich von der eigentlichen Datenhaltung getrennt.

Das Telefon dient dann zum Gespräch – nicht als Speicher für die Disposition.

Aktuelle Standorte für die Planung nutzen

Ein weiterer Vorteil digitaler Fahrdienstorganisation entsteht durch die Verbindung von Disposition und Standortinformationen.

Bei einem kurzfristig eingehenden Auftrag kann es beispielsweise hilfreich sein zu wissen, welche Fahrzeuge sich in der Nähe befinden.

Eine Kartenansicht liefert dem Disponenten dafür eine zusätzliche Entscheidungsgrundlage.

Die Entscheidung muss trotzdem nicht automatisch erfolgen.

Gerade in kleineren Fahrdiensten verfügt der Disponent über Erfahrungswissen, das sich nicht vollständig durch einen Algorithmus ersetzen lässt. Er kennt Fahrer, Kunden, Fahrzeuge und Besonderheiten einzelner Aufträge.

Digitale Standortinformationen ergänzen dieses Wissen und erleichtern die Beurteilung der aktuellen Situation.

Muss ein digitaler Fahrdienst automatisch disponieren?

Nein.

Digitalisierung und Automatisierung sind zwei unterschiedliche Dinge.

Ein digitaler Prozess bedeutet zunächst, dass Informationen strukturiert vorliegen, miteinander verbunden sind und ohne unnötige Medienbrüche verarbeitet werden können.

Automatisierung bedeutet dagegen, dass bestimmte Entscheidungen oder Arbeitsschritte selbstständig durch ein System ausgeführt werden.

Für einen kleinen oder mittleren Fahrdienst kann bereits die Digitalisierung einen erheblichen Nutzen bringen, ohne dass die eigentliche Disposition automatisiert werden muss.

Der Mensch entscheidet weiterhin, welcher Fahrer einen Auftrag übernimmt.

Die Software sorgt dafür, dass er die dafür notwendigen Informationen zur Verfügung hat.

Excel allein macht einen Fahrdienst noch nicht digital

Excel ist selbstverständlich ein digitales Werkzeug.

Trotzdem kann eine Excel-basierte Organisation strukturell sehr ähnlich funktionieren wie eine frühere Papierlösung.

Fahrer stehen in einer Tabelle, Fahrzeuge in einer anderen und Aufträge möglicherweise in einer dritten. Die Verbindung zwischen diesen Informationen stellt der Disponent selbst her.

Das kann bei einem kleinen und wenig dynamischen Betrieb ausreichend sein.

Wenn jedoch laufend neue Aufträge eingehen und Fahrer sowie Fahrzeuge immer wieder neu zugeordnet werden müssen, steigt der manuelle Aufwand.

Eine spezialisierte Disponentensoftware bildet diese Zusammenhänge direkt ab.

Damit liegt der Unterschied nicht zwischen „Papier“ und „Computer“, sondern zwischen einzelnen digitalen Listen und einem zusammenhängenden digitalen Arbeitsablauf.

Digitalisierung sollte Arbeit reduzieren

Eine häufige Gefahr bei Digitalisierungsprojekten besteht darin, analoge Bürokratie lediglich durch digitale Bürokratie zu ersetzen.

Ein zusätzlicher Login, ein weiteres Formular und eine weitere Anwendung sind nicht automatisch eine Verbesserung.

Die entscheidende Frage sollte deshalb immer lauten:

Welcher Arbeitsschritt wird dadurch einfacher?

Müssen Informationen anschließend doppelt gepflegt werden, wurde wenig gewonnen.

Muss der Disponent trotz neuer Software weiterhin mehrere Programme öffnen, um einen Auftrag zu planen, ist der Prozess nur teilweise digitalisiert.

Gute Digitalisierung reduziert solche zusätzlichen Schritte.

Browserbasierte Software reduziert technische Hürden

Gerade kleinere Fahrdienste verfügen häufig nicht über eine eigene IT-Abteilung.

Software sollte deshalb möglichst wenig technischen Verwaltungsaufwand verursachen.

Browserbasierte Anwendungen können auf geeigneten Geräten direkt über den Webbrowser verwendet werden. Eine klassische Installation auf jedem einzelnen Arbeitsplatz ist nicht erforderlich.

Das erleichtert auch den Zugriff von unterschiedlichen Arbeitsplätzen und mobilen Geräten.

Für einen Fahrdienst ist das besonders sinnvoll, weil ein Teil der Mitarbeiter naturgemäß nicht im Büro arbeitet.

Schrittweise statt alles auf einmal digitalisieren

Ein Fahrdienst muss seine komplette Organisation nicht an einem einzigen Tag umstellen.

Sinnvoller kann es sein, zunächst den Bereich zu digitalisieren, der im Alltag den größten organisatorischen Aufwand verursacht.

Häufig ist das die zentrale Disposition:

1. Aufträge digital erfassen.
2. Fahrer digital verwalten.
3. Fahrzeuge einbeziehen.
4. Aufträge Fahrern und Fahrzeugen zuordnen.
5. Informationen für Fahrer digital bereitstellen.
6. Karten- und Standortinformationen für die Planung nutzen.
7. Weitere betriebliche Bereiche nach Bedarf ergänzen.

Damit entsteht schrittweise ein gemeinsamer digitaler Arbeitsablauf.

Fahrdienst mit meinfuhrpark.com digital organisieren

meinfuhrpark.com ist eine browserbasierte Disponentensoftware, die Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge innerhalb einer gemeinsamen Anwendung zusammenführt.

Der Schwerpunkt liegt auf der praktischen Organisation des laufenden Betriebs. Aufträge können erfasst und den entsprechenden Fahrern und Fahrzeugen zugeordnet werden. Karten- und Standortfunktionen unterstützen die Disposition.

Weitere Bereiche wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch ergänzen die tägliche Organisation.

Hosting, Entwicklung und Support erfolgen in Deutschland.

Auch beim Einstieg soll möglichst wenig zusätzliche Bürokratie entstehen. Die Software kann direkt gestartet und ausprobiert werden, ohne zuvor einen Testzugang beantragen oder sich registrieren zu müssen.

Soll der verwendete Account anschließend dauerhaft genutzt werden, kann er beansprucht werden.

Ein Fahrdienst kann dadurch zunächst praktisch ausprobieren, ob die digitale Arbeitsweise zu seinen eigenen Abläufen passt.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Ein Fahrdienst ist nicht besser organisiert, nur weil möglichst viele seiner Prozesse auf einem Bildschirm stattfinden.

Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn Informationen nicht mehr unnötig mehrfach übertragen werden müssen und alle Beteiligten mit einem eindeutigen aktuellen Stand arbeiten können.

Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge gehören im täglichen Betrieb unmittelbar zusammen. Eine digitale Disposition bildet genau diese Verbindung ab.

Wer einen Fahrdienst digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht mit der Frage beginnen, welche möglichst umfangreiche Software angeschafft werden kann.

Die sinnvollere Frage lautet:

Welche Informationen brauchen wir täglich – und wie bringen wir sie so zusammen, dass daraus weniger Arbeit statt mehr Verwaltung entsteht?

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