Kleine und mittlere Unternehmen stehen bei der Digitalisierung vor einer besonderen Herausforderung. Einerseits können ihre betrieblichen Abläufe bereits komplex genug sein, dass einfache Tabellen und manuelle Abstimmungen viel Zeit kosten. Andererseits benötigen sie häufig keine großen Enterprise-Systeme mit zahlreichen Funktionen, die im eigenen Betrieb niemals eingesetzt werden. Eine Dispositionssoftware für kleine und mittlere Unternehmen sollte deshalb vor allem praktisch, übersichtlich und an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert sein.

Besonders deutlich wird das bei Betrieben, die Fahrer und Fahrzeuge für wechselnde Aufträge einsetzen. Hier müssen mehrere Ressourcen miteinander koordiniert werden, obwohl möglicherweise nur eine oder wenige Personen für die gesamte Disposition verantwortlich sind. Eine zentrale digitale Lösung kann diesen organisatorischen Aufwand reduzieren.

Nicht die Unternehmensgröße entscheidet über den Bedarf

Ob eine Dispositionssoftware sinnvoll ist, hängt nicht allein von der Zahl der Mitarbeiter oder Fahrzeuge ab. Ein Unternehmen mit fünf Fahrzeugen kann täglich zahlreiche kurzfristige Aufträge organisieren müssen. Ein anderer Betrieb mit zwanzig Fahrzeugen arbeitet möglicherweise überwiegend mit festen, wiederkehrenden Abläufen.

Entscheidend ist deshalb die Dynamik. Je häufiger Aufträge neu zugeordnet, Fahrer gewechselt oder Fahrzeuge umgeplant werden müssen, desto wichtiger wird eine gemeinsame aktuelle Übersicht.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist diese Aufgabe häufig nicht auf mehrere spezialisierte Mitarbeiter verteilt. Eine Person muss viele Entscheidungen gleichzeitig treffen. Software sollte diese Arbeit vereinfachen, statt zusätzliche Verwaltungsaufgaben zu erzeugen.

Welche Aufgaben eine Dispositionssoftware übernehmen sollte

Die grundlegende Aufgabe besteht darin, anstehende Aufträge mit verfügbaren Ressourcen zu verbinden. In einem Fahrdienst oder einem ähnlichen Betrieb sind dies insbesondere Fahrer und Fahrzeuge.

Ein Auftrag wird erfasst und anschließend einem Fahrer sowie einem Fahrzeug zugeordnet. Die Software sollte dabei sichtbar machen, welche anderen Einsätze bereits bestehen. Dadurch kann der Disponent beurteilen, ob eine neue Zuordnung tatsächlich in die vorhandene Planung passt.

Bei Änderungen muss der aktuelle Stand einfach angepasst werden können. Gerade in kleineren Betrieben wäre eine Software wenig hilfreich, wenn jede kleine Veränderung einen komplizierten Prozess auslöst.

Weniger parallele Listen und Informationsquellen

Viele KMU entwickeln ihre Organisation schrittweise. Zunächst gibt es eine Excel-Tabelle. Später kommt ein Kalender hinzu, eine separate Fahrzeugliste und vielleicht ein Messenger für kurzfristige Änderungen.

Jedes dieser Werkzeuge löst ein konkretes Problem. Zusammen können sie jedoch einen neuen Aufwand erzeugen: Informationen müssen zwischen den Systemen übertragen und aktuell gehalten werden.

Eine zentrale Dispositionssoftware reduziert diese Medienbrüche. Der Auftrag, seine Fahrerzuordnung und das verwendete Fahrzeug gehören innerhalb derselben Planung zusammen. Dadurch muss nicht an mehreren Stellen dokumentiert werden, was eigentlich eine einzige Entscheidung ist.

Fahrerdisposition für kleine Teams

Auch bei wenigen Fahrern kann die Einsatzplanung anspruchsvoll sein. Entscheidend ist nicht die Zahl der Namen in einer Mitarbeiterliste, sondern die Zahl der Aufträge und Änderungen.

Ein Fahrer kann mehrere Einsätze an einem Tag übernehmen. Zwischen den Fahrten müssen Wege und zeitliche Reserven berücksichtigt werden. Kommt kurzfristig ein weiterer Auftrag hinzu, muss der Disponent schnell erkennen können, wo noch Kapazität besteht.

Eine digitale Fahrerdisposition stellt die vorhandenen Einsätze übersichtlich dar und schafft damit eine bessere Grundlage für neue Zuordnungen.

Fahrzeuge gemeinsam mit Fahrern planen

Kleine Fuhrparks werden häufig besonders flexibel eingesetzt. Fahrzeuge können zwischen Mitarbeitern wechseln oder kurzfristig für andere Aufgaben benötigt werden. Dadurch wird die Fahrzeugplanung zu einem festen Bestandteil der Disposition.

Eine Software sollte deshalb nicht nur zeigen, welche Fahrzeuge vorhanden sind. Sie muss abbilden können, welches Fahrzeug für welchen Auftrag vorgesehen ist und welcher Fahrer es nutzt.

Diese operative Sicht unterscheidet Dispositionssoftware von klassischer Fuhrparkverwaltung, bei der eher langfristige Fahrzeugdaten und Kosten im Mittelpunkt stehen.

Disponentensoftware Digitale Disposition – Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge gemeinsam planen
Disponentensoftware Disponenten-Software – Was sie leistet und für wen sie sinnvoll ist

Was eine Fahrdienstsoftware im Alltag leisten muss

Der Ausgangspunkt der täglichen Arbeit ist in der Regel ein Auftrag. Dieser enthält beispielsweise einen Termin, einen Abholort, ein Ziel und weitere Informationen, die für die Durchführung der Fahrt benötigt werden. Anschließend muss der Auftrag einem Fahrer zugeordnet werden. Gleichzeitig ist zu entscheiden, welches Fahrzeug eingesetzt wird. Aus drei zunächst unabhängigen Informationen entsteht damit eine konkrete Planung: Auftrag, Fahrer und Fahrzeug gehören für einen bestimmten Einsatz zusammen.

Bei wenigen festen Fahrten lässt sich eine solche Planung noch mit Papier oder einer einfachen Tabelle organisieren. Schwieriger wird es, sobald die Zahl der Aufträge steigt oder sich Zuordnungen regelmäßig ändern. Dann muss der Disponent beispielsweise erkennen können, ob ein Fahrer zum gewünschten Zeitpunkt bereits einen anderen Auftrag hat, welches Fahrzeug ihm zugeordnet ist und welche weiteren Einsätze im Anschluss geplant sind.