Dispositionssoftware für Fahrdienste – Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge disponieren

Die tägliche Arbeit eines Fahrdienstes besteht zu einem großen Teil aus Koordination. Neue Aufträge kommen herein, Fahrer sind bereits unterwegs, Fahrzeuge müssen verfügbar sein und bestehende Planungen können sich kurzfristig ändern. Je mehr Fahrten gleichzeitig organisiert werden müssen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.

Eine Dispositionssoftware für Fahrdienste führt diese Informationen an einer zentralen Stelle zusammen. Aufträge können erfasst, Fahrern und Fahrzeugen zugeordnet und während des laufenden Betriebs verwaltet werden. Damit entsteht eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für die Disposition und die Fahrer.

Was macht eine Dispositionssoftware?

Disposition bedeutet zunächst, vorhandene Ressourcen sinnvoll für anstehende Aufgaben einzusetzen. Bei einem Fahrdienst sind das insbesondere:

• die eingehenden und geplanten Aufträge,
• die verfügbaren Fahrer,
• die vorhandenen Fahrzeuge,
• Zeiten und Termine,
• aktuelle Informationen zum laufenden Betrieb.

Die zentrale Frage lautet immer wieder:

Welcher Fahrer übernimmt welchen Auftrag mit welchem Fahrzeug?

Eine Dispositionssoftware bildet genau diesen Vorgang digital ab. Sie ersetzt dabei nicht zwangsläufig die Entscheidung des Disponenten. Vielmehr stellt sie ihm die Informationen und Werkzeuge zur Verfügung, die er benötigt, um diese Entscheidung schnell und nachvollziehbar treffen zu können.

Aufträge zentral verwalten

Am Anfang einer Fahrt steht der Auftrag.

Wird ein neuer Auftrag angenommen, müssen die relevanten Informationen erfasst werden. Anschließend muss entschieden werden, wann die Fahrt stattfindet und welcher Fahrer sie übernimmt.

Bei wenigen Aufträgen kann das noch mit Papier, Kalender oder Tabellen funktionieren. Sobald mehrere Fahrer gleichzeitig unterwegs sind und weitere Aufträge hinzukommen, steigt jedoch der organisatorische Aufwand.

Eine digitale Auftragsverwaltung sorgt dafür, dass die Disposition nicht ständig Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen muss. Der Auftrag befindet sich zusammen mit den für die Planung benötigten Angaben im System und kann dort weiterbearbeitet und disponiert werden.

Fahrer den richtigen Aufträgen zuordnen

Ein Auftrag allein sagt noch nichts darüber aus, wer ihn ausführen wird.

Deshalb gehört die Fahrerdisposition zu den wichtigsten Aufgaben eines Fahrdienstes. Der Disponent muss erkennen können, welche Fahrer zur Verfügung stehen und welche bereits mit anderen Aufträgen beschäftigt sind.

Dabei geht es nicht nur um die ursprüngliche Tagesplanung. Gerade im Fahrdienst können sich Situationen kurzfristig ändern.

Eine Fahrt dauert länger als erwartet. Ein Auftrag wird verschoben. Ein Fahrer fällt aus oder ein neuer Auftrag kommt kurzfristig hinzu.

Eine digitale Disposition erleichtert es, auf solche Veränderungen zu reagieren, weil die bestehende Planung zentral vorliegt und angepasst werden kann.

Fahrzeuge in die Disposition einbeziehen

Neben dem Fahrer muss auch das passende Fahrzeug zur Verfügung stehen.

Eine vollständige Disposition betrachtet Fahrer und Fahrzeuge deshalb nicht getrennt voneinander. Ein Auftrag wird vielmehr mit den Ressourcen verbunden, die für seine Durchführung benötigt werden.

Dadurch lässt sich beispielsweise vermeiden, dass ein Fahrzeug versehentlich für mehrere gleichzeitig stattfindende Fahrten vorgesehen wird oder ein Fahrer eingeplant wird, ohne dass ihm ein verfügbares Fahrzeug zugeordnet werden kann.

Bei einem überschaubaren Fuhrpark mag diese Abstimmung zunächst selbstverständlich erscheinen. Mit wachsender Zahl an Fahrzeugen, Fahrern und gleichzeitig laufenden Aufträgen wird eine zentrale Übersicht jedoch zunehmend wichtiger.

Was passiert bei kurzfristigen Änderungen?

Eine gute Planung ist wichtig. Im praktischen Fahrbetrieb ist jedoch ebenso wichtig, wie schnell eine Planung geändert werden kann.

Genau hier unterscheidet sich eine laufende Disposition von einem einmal erstellten Einsatzplan.

Die Realität eines Fahrdienstes verändert sich während des Tages. Neue Aufträge kommen hinzu, Termine verschieben sich und Fahrer befinden sich nicht immer dort, wo man sie ursprünglich erwartet hat.

Eine Dispositionssoftware muss deshalb nicht nur eine Planung speichern können. Sie sollte den laufenden Betrieb abbilden und Änderungen ohne unnötigen Aufwand ermöglichen.

Der Disponent benötigt dafür einen aktuellen Überblick und muss einen Auftrag gegebenenfalls einem anderen Fahrer oder Fahrzeug zuordnen können.

Standortinformationen können die Entscheidung erleichtern

Bei der Vergabe eines neuen Auftrags kann es entscheidend sein, wo sich die verfügbaren Fahrer beziehungsweise Fahrzeuge gerade befinden.

Eine Karten- und Standortfunktion ergänzt deshalb die klassische Auftragsübersicht um eine räumliche Information.

Der Disponent sieht dadurch nicht nur, dass ein Fahrer grundsätzlich verfügbar ist. Er kann auch berücksichtigen, wo sich dieser momentan befindet.

Das bedeutet nicht, dass eine Software automatisch entscheiden muss, welches Fahrzeug den nächsten Auftrag erhält. Gerade in kleineren und mittleren Fahrdiensten kennt der Disponent häufig zahlreiche weitere Faktoren, die für die Entscheidung relevant sind.

Die Technik unterstützt ihn dabei, die Situation schneller zu beurteilen.

Disposition und Fahrer benötigen denselben Informationsstand

Eine Planung im Büro ist nur dann hilfreich, wenn der Fahrer weiß, welchen Auftrag er ausführen soll.

Bei einer rein telefonischen Organisation müssen Auftragsinformationen immer wieder weitergegeben werden. Ändert sich anschließend etwas, beginnt dieser Vorgang erneut.

Besonders problematisch wird es, wenn verschiedene Kommunikationswege parallel genutzt werden: Ein Teil der Informationen steht in einer Tabelle, eine Änderung wurde telefonisch besprochen und eine Adresse anschließend per Messenger geschickt.

Dann existiert schnell keine eindeutige Informationsquelle mehr.

Eine browserbasierte Dispositionssoftware kann die Informationen zentral bereitstellen. Die Disposition verwaltet den Auftrag und der Fahrer erhält Zugriff auf die für seinen Einsatz benötigten Daten.

Dadurch arbeiten beide Seiten auf derselben Grundlage.

Dispositionssoftware statt verschiedener Einzellösungen

Viele kleine Unternehmen entwickeln ihre Organisation über Jahre hinweg schrittweise.

Ein Kalender übernimmt die Terminplanung. Eine Tabelle enthält die Fahrer. Eine weitere Tabelle verwaltet Fahrzeuge. Aufträge werden telefonisch weitergegeben und zusätzliche Informationen über einen Messenger verschickt.

Jedes einzelne Werkzeug kann seine Aufgabe erfüllen. Das Problem entsteht an den Übergängen.

Informationen müssen mehrfach übertragen werden. Änderungen müssen an mehreren Stellen berücksichtigt werden und mit zunehmender Zahl an Aufträgen wächst die Gefahr, dass unterschiedliche Informationsstände entstehen.

Eine Disponentensoftware für Fahrdienste verfolgt deshalb einen anderen Ansatz: Die zusammengehörenden Bereiche werden auch gemeinsam organisiert.

Auftrag, Fahrer und Fahrzeug werden nicht als voneinander unabhängige Informationen behandelt, sondern als Bestandteile desselben betrieblichen Vorgangs.

Muss eine Dispositionssoftware alles automatisch planen?

Nein.

Automatisierung kann in bestimmten Bereichen sinnvoll sein. Sie ist aber nicht mit guter Disposition gleichzusetzen.

Insbesondere bei kleineren Fahrdiensten kann es sinnvoll sein, dass weiterhin ein Mensch entscheidet, welcher Fahrer welchen Auftrag übernimmt. Der Disponent kennt seine Fahrer, seine Fahrzeuge, seine Kunden und zahlreiche Besonderheiten des täglichen Betriebs.

Die Aufgabe der Software besteht dann darin, ihm die dafür benötigten Informationen übersichtlich zur Verfügung zu stellen und die getroffene Entscheidung digital abzubilden.

Das unterscheidet eine Dispositionssoftware beispielsweise von einer reinen automatischen Tourenoptimierung. Bei der Tourenoptimierung soll ein Algorithmus aus vielen Zielen möglichst effiziente Routen errechnen. Bei der Disposition steht dagegen die Organisation des laufenden Betriebs im Mittelpunkt.

Welche weiteren Funktionen sind für Fahrdienste sinnvoll?

Neben Aufträgen, Fahrern und Fahrzeugen können weitere Funktionen die tägliche Arbeit unterstützen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Karten- und Standortfunktionen,
• Arbeits- und Fahrzeiterfassung,
• Verwaltung betrieblicher Informationen,
• Kassenbuchfunktionen,
• mobiler Zugriff für Fahrer.

Welche Funktionen tatsächlich benötigt werden, hängt vom jeweiligen Betrieb ab.

Eine größere Funktionsliste macht eine Software nicht automatisch besser. Entscheidend ist vielmehr, ob die häufig benötigten Abläufe einfach und zuverlässig funktionieren.

Dispositionssoftware für kleine und mittlere Fahrdienste

Große Verkehrs- und Logistikunternehmen haben andere Anforderungen als ein Fahrdienst mit wenigen oder einigen Dutzend Fahrzeugen.

Komplexe Systeme können zahlreiche Spezialfunktionen bieten, benötigen dafür aber häufig entsprechende Einrichtung, Schulung und Administration.

Für kleinere Betriebe kann ein anderer Ansatz sinnvoll sein: Die wesentlichen Aufgaben der täglichen Disposition werden in einer übersichtlichen Anwendung zusammengeführt, ohne dass daraus ein umfangreiches IT-Projekt entsteht.

Gerade hier kann browserbasierte Software Vorteile bieten. Sie benötigt keine klassische Installation auf jedem einzelnen Arbeitsplatz und kann über Geräte genutzt werden, die ohnehin vorhanden sind.

Disposition mit meinfuhrpark.com

meinfuhrpark.com ist als browserbasierte Disponentensoftware für genau diese praktische Organisation entwickelt worden.

Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge werden innerhalb einer gemeinsamen Anwendung verwaltet. Die Disposition kann Aufträge zuordnen und den laufenden Betrieb organisieren. Standort- und Kartenfunktionen sowie weitere Bereiche wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung und Kassenbuch ergänzen die eigentliche Disposition.

Dabei ist der Zugang bewusst unkompliziert gestaltet.

Wer die Software kennenlernen möchte, muss nicht zunächst einen Beratungstermin vereinbaren oder einen Testzugang beantragen. Die Anwendung kann direkt gestartet und ohne vorherige Registrierung ausprobiert werden.

Erst wenn aus dem Ausprobieren eine dauerhafte Nutzung werden soll, kann der verwendete Account beansprucht werden.

So lässt sich unmittelbar feststellen, ob die Arbeitsweise der Software zum eigenen Fahrdienst passt.

Gute Disposition bedeutet vor allem Überblick

Die technische Digitalisierung ist letztlich nur das Werkzeug.

Das eigentliche Ziel einer Dispositionssoftware besteht darin, den täglichen Betrieb überschaubar zu halten. Der Disponent muss erkennen können, welche Aufträge anstehen, welche bereits vergeben sind und welche Fahrer und Fahrzeuge zur Verfügung stehen.

Ändert sich die Situation, muss die Planung entsprechend angepasst werden können.

Eine Dispositionssoftware für Fahrdienste schafft dafür eine zentrale Grundlage. Sie verbindet Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge und sorgt dafür, dass die für die tägliche Arbeit benötigten Informationen nicht über verschiedene Listen, Zettel und Kommunikationswege verteilt bleiben.

Damit wird aus einzelnen Informationen eine tatsächliche Disposition.

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