Disposition ohne Excel – Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge zentral verwalten

Excel gehört in vielen kleinen und mittleren Unternehmen zum Arbeitsalltag. Das ist nachvollziehbar: Tabellen lassen sich schnell erstellen, flexibel anpassen und für nahezu jede Art von Information verwenden. Auch die Disposition von Fahrern, Fahrzeugen und Aufträgen beginnt deshalb häufig mit einer einfachen Tabelle.

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Mit zunehmendem Betrieb verändert sich jedoch die Aufgabe. Aus einer überschaubaren Liste wird eine laufende Planung. Neue Aufträge kommen hinzu, Fahrer sind unterwegs, Fahrzeuge werden eingesetzt und bereits geplante Fahrten ändern sich kurzfristig.

An diesem Punkt stellt sich die Frage, ob eine Disposition mit Excel noch die beste Lösung ist – oder ob eine spezialisierte Disponentensoftware die tägliche Arbeit einfacher abbilden kann.

Warum wird Excel für die Disposition verwendet?

Für den Einstieg bietet eine Tabellenkalkulation einige offensichtliche Vorteile.

Eine Tabelle mit Fahrern ist schnell angelegt. Dasselbe gilt für Fahrzeuge und Aufträge. Spalten können jederzeit ergänzt und die Darstellung an den eigenen Betrieb angepasst werden.

Vor allem bei wenigen Aufträgen kann das vollkommen ausreichend sein.

Ein kleiner Betrieb könnte beispielsweise eine Tabelle mit folgenden Informationen führen:

• Datum und Uhrzeit,
• Auftragsnummer,
• Abholort und Ziel,
• Fahrer,
• Fahrzeug,
• Status des Auftrags,
• zusätzliche Hinweise.

Damit lässt sich bereits eine einfache Tagesplanung erstellen.

Problematisch wird Excel also nicht dadurch, dass Tabellen grundsätzlich ungeeignet wären. Die Grenzen entstehen vor allem dann, wenn aus einer statischen Planung eine laufende Disposition wird.

Eine Liste ist noch keine Disposition

Eine Tabelle kann hervorragend darstellen, was geplant wurde.

Die eigentliche Disposition muss jedoch zusätzlich abbilden, was gerade passiert.

Ein Fahrer übernimmt einen Auftrag und ist damit zunächst nicht verfügbar. Das ihm zugeordnete Fahrzeug ebenfalls nicht. Anschließend endet die Fahrt und beide können für einen neuen Auftrag eingesetzt werden.

Kommt währenddessen eine weitere Fahrt hinzu, muss die bestehende Planung angepasst werden.

Damit bestehen Beziehungen zwischen verschiedenen Informationen:

Auftrag → Fahrer → Fahrzeug

In einer allgemeinen Tabelle müssen diese Beziehungen vom Benutzer selbst gepflegt werden.

Eine spezialisierte Dispositionssoftware kennt dagegen unterschiedliche Objekte wie Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge und kann diese direkt miteinander verbinden.

Mehrere Excel-Listen erhöhen den Aufwand

Mit zunehmender Organisation entsteht häufig nicht nur eine große Tabelle, sondern mehrere.

Eine Datei enthält die Fahrzeuge.

Eine weitere enthält die Fahrer.

Aufträge werden in einer dritten Tabelle erfasst.

Arbeitszeiten befinden sich möglicherweise in einer zusätzlichen Datei.

Dadurch entsteht ein neues Problem: Informationen müssen zwischen diesen Bereichen abgeglichen werden.

Ändert sich beispielsweise eine Fahrzeugzuordnung, muss sichergestellt werden, dass überall mit dem aktuellen Stand gearbeitet wird.

Der Aufwand liegt dann nicht mehr in der einzelnen Tabelle, sondern in der Synchronisation der verschiedenen Informationen.

Eine zentrale Disposition versucht genau diese Trennung zu vermeiden.

Was passiert, wenn mehrere Personen mit der Planung arbeiten?

Solange nur eine Person eine Tabelle führt, weiß sie häufig sehr genau, wie diese aufgebaut ist und welche Einträge aktuell sind.

Sobald mehrere Personen an der Disposition beteiligt sind, wird ein eindeutiger gemeinsamer Informationsstand wichtiger.

Wer hat einen Auftrag geändert?

Welche Version der Tabelle ist aktuell?

Wurde die Änderung bereits dem Fahrer mitgeteilt?

Steht die neue Fahrzeugzuordnung schon in der richtigen Datei?

Moderne Tabellenprogramme ermöglichen zwar gemeinsames Arbeiten. Das löst jedoch nicht automatisch das grundlegende Problem: Eine Tabelle bleibt ein allgemeines Werkzeug und bildet den betrieblichen Ablauf einer Disposition nicht von sich aus ab.

Kurzfristige Änderungen sind die eigentliche Herausforderung

Eine Tagesplanung lässt sich morgens sauber erstellen.

Die Qualität einer Disposition zeigt sich jedoch häufig erst dann, wenn dieser Plan nicht mehr stimmt.

Ein Kunde ändert die Uhrzeit. Ein Fahrer fällt aus. Ein Fahrzeug ist kurzfristig nicht verfügbar. Eine Fahrt dauert länger als vorgesehen oder ein neuer Auftrag muss dazwischengeschoben werden.

Jetzt müssen die Auswirkungen auf die übrige Planung berücksichtigt werden.

Welche Fahrt übernimmt der ausgefallene Fahrer nicht mehr?

Welcher andere Fahrer ist verfügbar?

Welches Fahrzeug kann dieser nutzen?

Welche nachfolgenden Aufträge sind davon betroffen?

Bei einer digitalen Auftragsdisposition können bestehende Zuordnungen unmittelbar verändert werden. Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge bleiben dabei Bestandteile desselben Systems.

Excel, Telefon und Messenger als Kombination

In der Praxis besteht eine manuelle Disposition häufig nicht nur aus Excel.

Die Tabelle enthält die Planung, die eigentliche Kommunikation findet jedoch über andere Wege statt.

Ein Fahrer bekommt seinen Auftrag telefonisch.

Eine Adresse wird per Messenger geschickt.

Eine spätere Änderung wird wieder telefonisch durchgegeben.

Der aktuelle Stand des Auftrags befindet sich dadurch nicht mehr an einer einzigen Stelle.

Die Excel-Tabelle kann beispielsweise noch die ursprüngliche Uhrzeit enthalten, während Fahrer und Disponent telefonisch bereits eine andere Zeit vereinbart haben.

Das muss nicht sofort zu einem Fehler führen. Mit zunehmender Zahl an Fahrten und Änderungen steigt jedoch der Aufwand, alle Beteiligten auf demselben Informationsstand zu halten.

Fahrer und Fahrzeuge direkt mit Aufträgen verbinden

Eine spezialisierte Disponentensoftware kann einen Auftrag unmittelbar mit einem Fahrer und einem Fahrzeug verknüpfen.

Dadurch muss der Zusammenhang nicht über mehrere Tabellen oder Listen hergestellt werden.

Der Disponent sieht nicht nur den Auftrag, sondern auch dessen Zuordnung.

Muss umgeplant werden, wird diese Zuordnung geändert.

Das klingt zunächst nach einem kleinen Unterschied. Im täglichen Betrieb ist es jedoch ein grundlegend anderes Organisationsprinzip.

Die Software bildet nicht lediglich Informationen ab. Sie bildet Beziehungen zwischen den Informationen ab.

Genau diese Beziehungen machen die eigentliche Disposition aus.

Standortinformationen lassen sich in einer Tabelle nur schwer abbilden

Für die laufende Fahrzeugdisposition kann der aktuelle Standort eine wichtige Information sein.

Welcher Fahrer befindet sich in der Nähe eines neu eingegangenen Auftrags? Welches Fahrzeug ist bereits unterwegs? Welche Alternative bietet sich bei einer kurzfristigen Änderung an?

Eine Excel-Tabelle kann einen eingetragenen Standort enthalten. Eine aktuelle Kartenansicht gehört jedoch nicht zu ihrem eigentlichen Zweck.

Eine Disponentensoftware mit Karten- und Standortfunktion kann diese räumlichen Informationen unmittelbar in die Planung einbeziehen.

Der Disponent erhält damit eine zusätzliche Entscheidungsgrundlage, ohne zwischen unterschiedlichen Anwendungen wechseln zu müssen.

Muss Excel vollständig verschwinden?

Nein.

Die Frage „Excel oder Dispositionssoftware?“ muss nicht als grundsätzliche Entscheidung gegen Tabellen verstanden werden.

Excel bleibt für zahlreiche Aufgaben hervorragend geeignet: Auswertungen, Berechnungen, individuelle Listen, Datenaufbereitung und viele einmalige organisatorische Aufgaben lassen sich damit sehr gut erledigen.

Entscheidend ist, für welche Aufgabe ein Werkzeug verwendet wird.

Wenn ein Betrieb lediglich einmal pro Woche einen festen Plan erstellt, kann eine Tabelle völlig ausreichend sein.

Wenn dagegen laufend neue Aufträge eingehen, Fahrer und Fahrzeuge zugeordnet und Änderungen während des Tages vorgenommen werden, handelt es sich um einen spezialisierten Prozess.

Für diesen Prozess kann eine spezialisierte Software sinnvoller sein.

Wann lohnt sich der Wechsel von Excel?

Ein eindeutiger Zeitpunkt lässt sich nicht anhand der Fahrzeugzahl bestimmen.

Ein Betrieb mit drei Fahrzeugen kann eine sehr dynamische Disposition haben. Ein anderes Unternehmen mit zwanzig Fahrzeugen benötigt kaum laufende Planung.

Typische Hinweise darauf, dass die bisherige Organisation aufwendig wird, sind beispielsweise:

• dieselben Informationen werden mehrfach eingetragen,
• mehrere Tabellen müssen parallel gepflegt werden,
• Änderungen werden zusätzlich telefonisch oder per Messenger weitergegeben,
• Fahrer- und Fahrzeugzuordnungen ändern sich häufig,
• kurzfristige Aufträge verursachen erheblichen Abstimmungsaufwand,
• es ist nicht immer sofort klar, welcher Informationsstand aktuell ist,
• der Disponent muss Informationen aus mehreren Quellen zusammensuchen.

Dann besteht das Problem häufig nicht darin, dass Excel schlecht funktioniert.

Vielmehr ist die Aufgabe inzwischen komplexer geworden als die ursprüngliche Tabelle.

Der Umstieg sollte nicht komplizierter sein als die bisherige Lösung

Eine spezialisierte Software bringt wenig, wenn ihre Einführung selbst zu einem umfangreichen Projekt wird.

Gerade kleinere Unternehmen benötigen häufig eine Lösung, die ohne lange Vorbereitung ausprobiert werden kann.

Eine browserbasierte Anwendung kann hier Vorteile bieten. Es muss nicht zunächst auf jedem Arbeitsplatz eine klassische Software installiert werden.

Idealerweise kann der Betrieb die Arbeitsweise zunächst praktisch testen und anschließend entscheiden, ob sie tatsächlich einfacher ist als die bisherige Organisation.

Denn eine neue Software sollte nicht allein deshalb eingesetzt werden, weil sie moderner wirkt.

Sie sollte im Alltag einen konkreten Vorteil bringen.

Disposition ohne Excel mit meinfuhrpark.com

meinfuhrpark.com ist eine browserbasierte Disponentensoftware, mit der Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisiert werden können.

Statt separate Tabellen für die eigentliche Disposition zu verwenden, können Aufträge erfasst und direkt Fahrern und Fahrzeugen zugeordnet werden. Karten- und Standortfunktionen unterstützen die Planung des laufenden Betriebs.

Weitere Funktionen wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch ergänzen die zentrale Disposition.

Der Einstieg ist bewusst einfach gehalten.

Die Software kann direkt im Browser gestartet und ausprobiert werden. Eine vorherige Registrierung ist dafür nicht notwendig. Erst wenn der zunächst verwendete Account dauerhaft weitergenutzt werden soll, kann dieser beansprucht werden.

Ein Unternehmen kann damit unmittelbar vergleichen, welche Arbeitsweise besser zum eigenen Betrieb passt: die bisherige Organisation mit Tabellen und verschiedenen Kommunikationswegen oder eine zentrale digitale Disposition.

Die richtige Software beginnt beim tatsächlichen Problem

Excel ist nicht der Gegner einer Disponentensoftware.

Eine Tabelle ist ein universelles Werkzeug. Eine Disponentensoftware ist dagegen für einen bestimmten Arbeitsablauf entwickelt.

Solange dieser Unterschied keinen praktischen Nutzen bringt, besteht auch kein Grund, eine funktionierende Tabelle zu ersetzen.

Wenn Fahrer, Fahrzeuge und Aufträge jedoch laufend neu miteinander koordiniert werden müssen, verändert sich die Situation.

Dann geht es nicht mehr hauptsächlich darum, Informationen in Zeilen und Spalten zu speichern. Es geht darum, Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge im laufenden Betrieb miteinander zu verbinden.

Genau an diesem Punkt kann der Wechsel von einer Excel-basierten Organisation zu einer zentralen digitalen Disposition sinnvoll werden.

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