Auftragsdisposition – Aufträge digital planen und Fahrern zuweisen

Ein neuer Auftrag ist zunächst nur eine Aufgabe, die erledigt werden muss. Im täglichen Betrieb eines Fahrdienstes oder eines anderen Unternehmens mit eigenem Fuhrpark müssen daraus jedoch konkrete Entscheidungen entstehen: Wann wird der Auftrag ausgeführt? Welcher Fahrer übernimmt ihn? Welches Fahrzeug wird eingesetzt? Und was geschieht, wenn sich die Planung kurzfristig ändert?

Genau darum geht es bei der Auftragsdisposition.

Eine digitale Auftragsdisposition verbindet eingehende Aufträge mit den verfügbaren Fahrern und Fahrzeugen. Dadurch entsteht aus einzelnen Auftragsdaten eine konkrete Einsatzplanung, die während des laufenden Betriebs angepasst werden kann.

Disponentensoftware Fahrer und Fahrzeuge disponieren – So funktioniert die digitale Einsatzplanung
Disponentensoftware Fahrdienst digitalisieren – Von Zettel, Telefon und Excel zur digitalen Disposition

Was bedeutet Auftragsdisposition?

Disposition bedeutet, vorhandene Ressourcen für anstehende Aufgaben einzuplanen.

Bei einem Fahrdienst oder einem Unternehmen mit disponierten Fahrzeugen sind die wichtigsten Ressourcen:

• Fahrer,
• Fahrzeuge,
• verfügbare Zeiten.

Die Auftragsdisposition bringt diese Ressourcen mit den vorhandenen Aufträgen zusammen.

Die zentrale Frage lautet:

Wer übernimmt wann mit welchem Fahrzeug welchen Auftrag?

Damit unterscheidet sich die Auftragsdisposition von einer einfachen Auftragsverwaltung. Eine Auftragsverwaltung kann erfassen, dass ein Auftrag existiert. Die Disposition entscheidet zusätzlich, wie dieser Auftrag tatsächlich ausgeführt wird.

Vom Auftrag zur konkreten Fahrt

Am Anfang steht die Erfassung des Auftrags. Je nach Unternehmen können dazu beispielsweise Zeitpunkt, Abholort, Ziel und weitere für die Durchführung notwendige Informationen gehören. Anschließend beginnt die eigentliche Planung. Der Disponent muss prüfen, welcher Fahrer für die entsprechende Zeit zur Verfügung steht und welches Fahrzeug eingesetzt werden kann. Bestehen bereits andere Aufträge, müssen auch diese berücksichtigt werden.

Aus drei zunächst getrennten Informationen entsteht damit eine konkrete Zuordnung:

Auftrag → Fahrer → Fahrzeug

Diese Verbindung ist der Kern einer digitalen Auftragsdisposition.

Warum reicht eine Auftragsliste nicht aus?

Eine Liste kann hervorragend zeigen, welche Aufträge vorhanden sind. Sie beantwortet jedoch nicht automatisch die Frage, wie diese Aufträge ausgeführt werden sollen. Bei wenigen Fahrten kann der Disponent diese Zusammenhänge noch im Kopf behalten. Mit zunehmender Zahl an Fahrern, Fahrzeugen und Aufträgen wird das schwieriger.

Besonders deutlich wird das, wenn mehrere Aufträge zeitlich nah beieinanderliegen. Ein Fahrer kann nicht gleichzeitig zwei Fahrten übernehmen. Dasselbe Fahrzeug kann ebenfalls nur an einem Ort eingesetzt werden. Zusätzlich muss berücksichtigt werden, wann ein laufender Auftrag voraussichtlich beendet ist.

Eine Auftragsdisposition muss deshalb nicht nur einzelne Aufträge darstellen, sondern deren Beziehung zu den verfügbaren Ressourcen.

Neue Aufträge in die bestehende Planung einordnen

Im laufenden Betrieb kommen häufig Aufträge hinzu, nachdem der Tag bereits geplant wurde. Genau hier beginnt die eigentliche Arbeit des  Disponenten. Der neue Auftrag muss in die bestehende Situation eingeordnet werden:

Welche Fahrer sind bereits unterwegs? Wer wird rechtzeitig verfügbar? Welche Fahrzeuge sind im Einsatz? Wo befinden sich die Fahrzeuge? Welche bestehenden Aufträge dürfen durch die neue Planung nicht beeinträchtigt werden?

Eine digitale Disposition schafft dafür einen zentralen Überblick. Der Disponent muss die benötigten Informationen nicht erst aus verschiedenen Listen oder Kommunikationsverläufen zusammensuchen.

Fahrer einem Auftrag zuweisen

Die Fahrerzuordnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Auftragsdisposition. Dabei geht es nicht nur darum, irgendeinen verfügbaren Fahrer auszuwählen. Je nach Betrieb können beispielsweise der aktuelle Einsatz, die Entfernung zum nächsten Auftrag oder weitere betriebliche Faktoren eine Rolle spielen. Eine Software kann die dafür benötigten Informationen übersichtlich darstellen.

Die Entscheidung selbst muss nicht zwangsläufig automatisiert werden. Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen kennt ein erfahrener Disponent seine Fahrer, Kunden und betrieblichen Besonderheiten häufig sehr genau. Dieses Wissen kann bei der Auftragsvergabe wertvoll sein.

Die Aufgabe der Software besteht dann darin, eine gute Entscheidungsgrundlage bereitzustellen und die anschließend getroffene Zuordnung eindeutig festzuhalten.

Das passende Fahrzeug zuordnen

Neben dem Fahrer gehört auch das Fahrzeug zum Auftrag. Ist ein Fahrer verfügbar, das benötigte Fahrzeug aber bereits anderweitig eingesetzt, kann der Auftrag trotzdem nicht wie vorgesehen ausgeführt werden. Deshalb sollten Fahrer- und Fahrzeugzuordnung gemeinsam betrachtet werden.

Eine digitale Auftragsdisposition macht sichtbar, welches Fahrzeug einem bestimmten Auftrag zugeordnet wurde und welche Fahrzeuge für andere Einsätze vorgesehen sind. Gerade bei wechselnden Fahrer-Fahrzeug-Kombinationen ist das wesentlich übersichtlicher als eine getrennte Verwaltung.

Kurzfristige Änderungen neu disponieren

Ein einmal disponierter Auftrag bleibt nicht zwangsläufig unverändert. Ein Termin kann verschoben werden. Ein Fahrer fällt aus. Ein Fahrzeug steht kurzfristig nicht zur Verfügung. Eine vorherige Fahrt dauert länger als erwartet. In solchen Situationen muss neu disponiert werden.

Das bedeutet beispielsweise, einen Auftrag einem anderen Fahrer zuzuweisen oder ein anderes Fahrzeug einzuplanen. Eine digitale Lösung hat dabei einen wesentlichen Vorteil: Die bestehende Planung befindet sich bereits im System und kann dort angepasst werden. Der Disponent muss nicht zunächst herausfinden, welche Version einer Liste noch aktuell ist.

Auftragsstatus schafft zusätzlichen Überblick

Für die laufende Disposition ist nicht nur wichtig, wem ein Auftrag zugeordnet wurde. Ebenso relevant ist der aktuelle Zustand der Fahrt. Ein Auftrag kann beispielsweise noch offen, bereits geplant, in Durchführung oder abgeschlossen sein. Eine Statusinformation erleichtert es, die aktuelle Situation des Betriebs zu erfassen. Dadurch wird aus einer reinen Zukunftsplanung eine Übersicht über den tatsächlichen laufenden Betrieb. Der Disponent kann schneller unterscheiden, welche Aufträge noch Aufmerksamkeit benötigen und welche bereits bearbeitet werden.

Standortinformationen bei der Auftragsvergabe nutzen

Bei Fahraufträgen spielt neben der Zeit auch der Ort eine wichtige Rolle. Ein Fahrer kann grundsätzlich verfügbar sein, sich aber weit entfernt vom neuen Auftrag befinden. Ein anderer Fahrer beendet möglicherweise gerade eine Fahrt in unmittelbarer Nähe. Eine Karten- und Standortfunktion kann diese räumliche Situation sichtbar machen. Dadurch erhält der Disponent eine zusätzliche Information für seine Entscheidung.

Auch hier gilt: Eine Karte muss die Entscheidung nicht automatisch treffen. Sie kann dem Menschen, der disponiert, lediglich die aktuelle Situation besser zeigen.

Auftragsdisposition mit Excel

Eine einfache Auftragsdisposition lässt sich grundsätzlich auch in einer Tabelle organisieren. Dort können Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge in verschiedenen Spalten eingetragen werden. Bei einer weitgehend statischen Planung kann das durchaus funktionieren. Die Grenzen werden sichtbar, wenn sich die Situation laufend verändert. Dann müssen Zuordnungen geändert, Status aktualisiert und Informationen an Fahrer weitergegeben werden. Gleichzeitig können neue Aufträge hinzukommen.

Eine spezialisierte Disponentensoftware bildet diese Abläufe nicht lediglich als Tabellenzeilen ab. Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge sind eigenständige Bestandteile des Systems und können direkt miteinander verbunden werden.

Dadurch entspricht die Struktur der Software stärker dem tatsächlichen Arbeitsablauf.

Aufträge nicht über mehrere Kommunikationswege verteilen

In vielen Betrieben werden Aufträge telefonisch an Fahrer weitergegeben. Zusätzliche Informationen folgen vielleicht per Messenger. Änderungen werden wiederum telefonisch besprochen. Diese Kommunikation kann funktionieren, erschwert aber einen eindeutigen gemeinsamen Informationsstand.

Welche Uhrzeit gilt inzwischen?

Welche Adresse ist aktuell?

Welcher Fahrer hat den Auftrag letztlich übernommen?

Eine zentrale digitale Auftragsdisposition kann diese Informationen an einer Stelle zusammenführen. Telefon und Messenger bleiben weiterhin nützliche Kommunikationsmittel. Sie müssen jedoch nicht die eigentliche Auftragsverwaltung ersetzen.

Manuelle Disposition oder automatische Zuweisung?

Digitale Auftragsdisposition bedeutet nicht automatisch, dass ein Algorithmus die Aufträge selbstständig verteilen muss. Beide Ansätze erfüllen unterschiedliche Anforderungen. Eine automatische Zuweisung kann sinnvoll sein, wenn sehr viele standardisierte Aufträge nach eindeutig messbaren Kriterien verteilt werden sollen. Bei anderen Betrieben spielen dagegen zahlreiche individuelle Faktoren eine Rolle. Dort kann es sinnvoller sein, die Entscheidung weiterhin beim Disponenten zu lassen.

Die Software übernimmt dann nicht dessen Aufgabe, sondern schafft die notwendige Übersicht. Gerade für kleinere Unternehmen kann diese Form der unterstützten manuellen Disposition eine gute Balance zwischen Digitalisierung und betrieblicher Erfahrung darstellen.

Für welche Unternehmen ist digitale Auftragsdisposition sinnvoll?

Eine Auftragsdisposition wird überall dort relevant, wo Aufträge regelmäßig auf Fahrer und Fahrzeuge verteilt werden. Typische Beispiele sind:

• Fahrdienste,
• Taxi- und Mietwagenunternehmen,
• Unternehmen der Personenbeförderung,
• andere Betriebe mit wechselnden Fahraufträgen.

Entscheidend ist nicht die Branchenbezeichnung. Auch bei einem kleinen Fuhrpark kann ein hoher Dispositionsbedarf bestehen, wenn viele Aufträge kurzfristig eingehen und die vorhandenen Fahrer und Fahrzeuge flexibel eingesetzt werden.

Auftragsdisposition mit meinfuhrpark.com

meinfuhrpark.com ist eine browserbasierte Disponentensoftware, bei der die Verbindung von Aufträgen, Fahrern und Fahrzeugen im Mittelpunkt steht. Aufträge können innerhalb der Anwendung erfasst und anschließend den entsprechenden Fahrern und Fahrzeugen zugeordnet werden. Ändert sich die Situation, kann die Planung angepasst werden. Karten- und Standortfunktionen ergänzen die Auftragsdisposition und helfen dabei, die räumliche Situation des Fuhrparks einzuschätzen. Weitere Funktionen wie Arbeits- und Fahrzeiterfassung sowie ein Kassenbuch ergänzen die Organisation des laufenden Betriebs. Die Anwendung läuft direkt im Browser.

Zum Ausprobieren ist keine vorherige Registrierung erforderlich. Die Software kann unmittelbar gestartet werden. Soll der verwendete Account anschließend dauerhaft genutzt werden, kann dieser beansprucht werden. Damit kann ein Unternehmen die Auftragsdisposition praktisch testen, bevor es entscheidet, ob die Arbeitsweise zum eigenen Betrieb passt.

Gute Auftragsdisposition schafft Klarheit

Die Aufgabe einer Auftragsdisposition lässt sich letztlich auf einen einfachen Zusammenhang reduzieren:

Ein Auftrag muss zur richtigen Zeit von einem verfügbaren Fahrer mit einem geeigneten Fahrzeug ausgeführt werden. Schwierig wird diese Aufgabe erst durch die Vielzahl gleichzeitig vorhandener Informationen und die ständigen Veränderungen während des Tages.

Eine digitale Auftragsdisposition bringt diese Informationen zusammen. Sie schafft einen zentralen Überblick über Aufträge, Fahrer und Fahrzeuge und ermöglicht es, bestehende Zuordnungen bei Bedarf anzupassen. Damit wird aus einer Auftragsliste ein Werkzeug für die tatsächliche Organisation des laufenden Betriebs.